L'entretien de fin d'année (Reloaded)

Décembre : la neige, les sapins, l'entretien de fin d'année (comme l'année dernière en fait) . Votre manager sera-t-il votre Père Noel ? vos collaborateurs seront-ils vos Pères Noel ? Qu'est-ce qu'un entretien de fin d'année ? Quelles sont les choses à garder en tête lors de ce moment clé ? Comment l'aborder sans stress ? Doit-on faire l'impasse sur ce moment ?

L'entretien de fin d''année est un moment où le manager va évaluer la performance de ses collaborateurs directs. Mais c'est quoi la performance au fait ?

La performance est le résultat chiffré ou homologué lors d'une épreuve.

Hormis l'analogie assez marrante (ou pas) avec le sport, cette définition nous amène à comprendre que l'entretien de fin d'année est un moment où l'on va évaluer un résultat global. Celui de nos actions au travail en 2009.

Par quoi doit se traduire une évaluation de fin d'année ?
Par 2 choses à mon sens, d'abord une augmentation de salaire (sanctionnant les résultats de l'année) et ensuite une augmentation de l'employabilité (souvent dénigrées, les formations sont pourtant vitales pour bien gérér le futur)

Comment doit s'évaluer la performance du collaborateur ?
Le collaborateur devrait fournir une auto-évaluation de ses réalisations de l'année en lien avec les objectifs fixés en début d'année avec son manager.
Cette auto-évaluation doit porter sur 2 dimensions là aussi : Les réalisations de l'année et la manière dont les réalisations ont été obtenues.

Ce deuxième aspect des choses est souvent occulté (à tort). Tout entreprise est un équilibre subtil entre ses différentes composantes. C'est un organisme vivant, composé des personnes qui se lèvent tous les matins pour la faire avancer. Une personne ne peut réussir seule, ainsi donc il importe de garder à l'esprit que tout résultat doit être obtenu par la collaboration et non l'individualisme. Une personne réalisant 100% de ses objectifs, au mépris et au détriment de ses collaborateurs devrait être moins bien noté qu'un autre collaborateur qui prend en compte son environnement dans la réalisation de ses projets.

L'entretien de fin d'année : un moment objectif, non émotionnel
Gardez à l'esprit (que vous soyez manager ou collaborateur) que ce moment n'est ni un bureau des pleurs ni un concours de beauté. Il faut savoir évacuer le côté émotionnel, et également produire une évaluation objective en sachant faire la part des choses entre ses réussites et ses échecs. Peu de gens s'évaluent correctement (ni trop beau ni trop moche, juste objectif)

Quel est le process à suivre dans l'entretien de fin d'année ?
1-Ce moment ne s'improvise pas, il se prépare. Voici une manière simple et efficace de le réaliser
En tant que collaborateur faites une auto-évaluation objective de vos réalisations de l'année en fonction des objectifs fixés précédemment et de la manière dont vous avez réalisés ces objectifs. (Astuce : toute entreprise possède souvent des "valeurs" comme l'innovation, le courage, etc...si vous arrivez à faire résonner le "comment" avec ses "valeurs" alors vous aurez montré que vous êtes un élément intégré qui s'inscrit parfaitement dans la stratégie de la maison. Quelqu'un qui a tout compris !)

2-Envoyez cette auto-évaluation à votre manager au moins 48 heures avant l'entretien.
Le manager doit relire cette autoévaluation et la confronter à son propre savoir sur son collaborateur, qu'il aura construit tout au long de l'année lors des points individuels managériaux hebdomadaires ou mensuels.

3-L'entretien en lui-même doit être un dialogue ouvert et constructif. Il doit prendre place dans le bureau du manager ou dans un endroit neutre comme une salle de réunion de l'entreprise, mais pas au restaurant, ou dans un bar en prenant un pot. C'est un moment de travail, le manager doit montrer l'attention qu'il porte à ce moment privilégié entre lui et ses collaborateurs en le faisant dans un endroit approprié.

4-La formalisation de l'appréciation est une étape qui doit conclure l'entretien de fin d'année. Mais attention : pas juste à la fin de l'heure passée avec le collaborateur. Non, ceci ne doit pas être fait à l'issue directe de l'entretien, mais plutôt quelques jours après.
Pourquoi ? Tout simplement parce qu'après tout entretien, le manager devrait avoir une discussion avec les DRH de l'entreprise pour garantir l'équité d'évaluation entre tous les membres de l'équipe. Certains savent mieux se vendre que d'autres, or ce sont les réalisations et la manière dont ils ont été obtenus qu'il faut juger, et non la capacité à s'autopromouvoir de ses collaborateurs. Avouons-le chers managers, nous ne sommes que des humains, et de ce fait, des êtres (hautement?) influençables.

5-Enfin la dernière étape de l'entretien de fin d'année est la communication de l'appréciation globale de la performance au collaborateur ainsi que le montant de son augmentation individuelle. De manière individuelle, posée, objective. Quelques jours, voire quelques semaines après l'entretien de fin d'année.

En conclusion l'entretien de fin d'année est (ou devrait être) un moment d'échange privilégié entre manager et managé.
Il doit porter sur le QUOI (responsabilités principales, objectifs réalisés) et le COMMENT (manière d'être au boulot, vie dans la communauté de l'entreprise)
Il doit être un relais entre le passé (ses réalisations) et le futur (une ouverture sur les objectifs de 2010 et les besoins de formation du collaborateur)

Bref, un moment où on sort la tête de l'eau :)
Managers ou managés, bon courage à tous !

Résultats de mon entretien de fin d'année (Le verre à moitié plein...)

Je vous racontais précédemment l'entretien de fin d'année que j'ai passé avec Big Boss. (Voir ici). Nous nous sommes vus mardi et il m'a donné les résultats de l'évaluation : j'ai été augmenté de ...[roulements de tambours].......3,5% (Tadaaaaaa!)

Est-ce que c'est bien ? Est-ce que c'est pas bien ?

Sur le coup je n'étais pas trop content : j'ai fait une année 2008 vachement dure, plus dure que 2007.
Et 3,5% c'est déjà ce que j'avais obtenu l'année dernière.
Conclusion facile : j'en fais plus mais ma boite ne me remercie pas plus.

Mais après 2 secondes de réflexion voici comment j'ai pris les choses :
D'abord j'ai dit ma déception à mon Big Boss. Je m'attendais à plus.
Ensuite j'ai demandé à Big Boss le pourquoi de cette augmentation. (Je lui avais dit combien je voulais, à partir du moment où ça ne rencontre pas mes attentes : pourquoi ?)

Les raisons qu'il m'a donné sont :

• Entreprise en période de "crise" (plan social), les augmentations ne peuvent pas être mirifiques
• L'entreprise a étudié les prix du marché : je suis dans la moyenne, donc ils ne veulent pas me surpayer par rapport au marché
• 3,5% c'est le max que donne la boite, donc le max qu'il puisse m'obtenir
• Enfin lui n'a obtenu "que" 1% donc que je devrais être content d'avoir eu 3,5% (le fait qu'il gagne surement 3 fois ce que je gagne ne lui a pas effleuré l'esprit...)
  

Pour finir, ma déception a été tempérée après une nuit de sommeil. J'entend bien que rares sont les entreprises qui peuvent vous donner 10% par an tous les ans (où alors c'est que vous vous êtes faits arnaqués au salaire d'embauche).
Ensuite il faut comprendre que l'entreprise n'est pas ma vie : elle en fait partie mais n'est pas tout. Le salaire qu'elle m'attribue ne devrait pas être LA chose qui me rendra heureux ou malheureux.
Je pense que si on est vraiment pas content il faut être cohérent avec soi-même et chercher ailleurs.
Et puis "Si tu ne sais pas te satisfaire de ce que tu as, comment sauras-tu te satisfaire de ce que tu désires" (Socrate ou Platini, je ne sais plus...)

Et vous qu'en pensez-vous ? C'est bien ou c'est pas bien ?

Motiver sans argent (la victoire en chantant)

J'ai passé mon entretien de fin d'année...en fin d'année (voir ici). Et je ne sais toujours pas de combien je vais être augmenté (si jamais je suis augmenté, mais c'est une autre histoire).

Donc en ce moment je m'intéresse à tout ce qui est théorie de la motivation.
Notamment parce que je me suis pris la tête avec l'auteur d'un article sur un autre site (voir ici).

Conclusion : une juste rémunération est une pré-requis fondamental pour pouvoir motiver quelqu'un. Cela ne doit pas être le seul élément motivant; d'ailleurs je pense que l'argent ne motive pas (ou pas longtemps) mais par contre que le fait de ne pas être payé à sa juste valeur est un facteur majeur de démotivation. Reste à évaluer "sa juste valeur" mais c'est un autre sujet.

Voici donc un tour d'horizon des théories de la motivation :

• La pyramide de Maslow (1954)

C'est une des plus connue. Elle présente une pyramide des besoins (d'où son nom) et indique qu'il est inutile de satisfaire des besoins d'ordre supérieur tant que les besoins d'ordre inférieur n'est pas satisfait.

• La théorie des 2 facteurs de Herzberg (1959)

Sa théorie propose une analyse plus approfondie des facteurs de motivation de Maslow, et arrive à la conclusion qu'il existe 2 grandes catégories de facteurs :
Les facteurs d'hygiène : leur non satisfaction provoque la démotivation
Les facteurs de motivation : leur satisfaction provoque la....motivation (y'en a 2 qui suivent)

• La théorie X et Y de Mc Gregor (1960)

Il a formulé 2 modèles :
Théorie X : l'homme n'aime pas le travail et fera tout pour l'éviter.
Théorie Y : L'engagement dans le travail est aussi naturel que dans d'autres activités comme le jeu ou le repos.
Ces 2 théories représentent des modèles explicatifs de situation.
McGregor souhaite que les managers mettent en œuvre l'hypothèse que les équipes vont d'autant mieux contribuer qu'elles sont traitées comme responsables et de valeur.

• Théorie des besoins de McClelland (1961)

La motivation d'un individu résulte de 3 besoins :
Le besoin de réalisation : accomplir des activités difficiles ou relever des défis
Le besoin d'affiliation : établir des relations interpersonnelles avec les autres
Le besoin de pouvoir : avoir des responsabilités, décider, influencer les autres.

• La théorie V.I.E de Vroom (1964)

La motivation se résume à un choix entre maximiser le plaisir et minimiser la souffrance.
Nous cherchons à maximiser l'un et minimiser l'autre.
Face à chaque tâche qu'il nous est donné de faire chacun d'entre nous se pose 3 questions :
1-Suis-je capable de faire une telle chose ?
2-Vois-je à quoi cela va servir ?
3-La récompense a-t-elle de la valeur pour moi ?
Les réponses correspondent à :
1-L'attente (Le E de Expectancy) et plus surement la performance demandée. Suis-je capable ?
2-L'instrumentalité (Le I). L'obtention de cette performance est-il le moyen d'obtenir la "récompense"?
3-La valence (Le V) La récompense est-elle importante pour moi ?
La motivation est une combinaison de ces 3 facteurs VxIxE = motivation

• La théorie de l'équité d'Adams (1965)

Pour évaluer le degré de motivation de chaque collaborateur il suffit de regarder le ratio suivant :
Rétribution / Contribution
Rétribution = argent, amour, sécurité, avantages, responsabilité, reconnaissance, réputation, accomplissement
Contribution = temps, efforts, implication, adaptabilité, enthousiasme, sacrifices perso...
Si la rétribution n'est pas jugée "juste" par le collaborateur alors il abaissera sa contribution.
C'est la théorie de la carotte, non seulement la carotte doit exister mais elle doit être fonction de la difficulté de la tâche.

En conclusion, d'après moi, la motivation s'obtient par la reconnaissance de la valeur du collaborateur et par la capacité à le faire progresser. Mais les pré-requis (comme une rémunération adéquate) sont les fondations inévitables de tout acte de motivation.

Question : est-ce que le fait de ne pas être augmenté vous démotive-t-il ?

Réussir son entretien de fin d'année (même en janvier !)

C'est comme le temps des cerises, Roland Garros ou Pâques, vous savez que vous allez y avoir droit. En fin d'année (voire début d'année pour les plus en retard...c'est à dire une majorité de boîtes que je connais) c'est le moment tant attendu (ou pas) de l'entretien de fin d'année avec votre chef (pardon manager)

C'est la 1e année que je le vis des 2 cotés : côté manager et côté managé (je ne suis toujours pas le PDG de ma boîte :-). Voici donc quelques conseils pour réussir votre entretien si vous êtes le managé, et mes sentiments lorsque j'ai fait passer son entretien de fin d'année à une personne de l'équipe.

Mes 4 conseils pour réussir son entretien de fin d'année :

1. Préparer votre entretien. Et oui ça semble évident, et pourtant on a toujours quelque chose sur le feu avant à finir, un coup de fil à passer, une réunion...Erreur : l'entretien annuel est LE moment à privilégier pour faire le point sur vos réalisations, ce qui a marché, ce qui n'a pas marché (et comment vous allez faire pour que ça ne se reproduise pas) et ce que vous voulez faire par la suite. Donc relisez vos objectifs, et faîtes le point. De manière honnête et transparente, en assumant les échecs comme les succès. Important : valorisez vos succès, montrez ce qui a bien marché, chiffres à l'appui. Si vous avez eu des bonnes appréciations de ce travail (genre un mail de remerciement) apportez-les. Cela évite le trop plein d'auto-promo.

1. Défendez votre bilan. Vous avez passé plus de 200 jours de votre année à bosser pour la boîte qui vous emploie. Montrez que vous y avez mis du cœur, de l'implication, que vous avez obtenu des résultats. Point par point reprenez vos objectifs de l'année en montrant bien : j'avais cet objectif là : j'ai réalisé ça etc...C'est long : normal car vous avez beaucoup bossé!

1. Vous voulez une augmentation ? Demandez-là à ce moment là ! Je sais, beaucoup de managers vous diront "l'entretien de fin d'année n'est pas fait pour ça". Faux ! Quel est le meilleur moment pour parler "Remerciement" ? Le moment où vous faites la somme de vos réalisations ! Par contre évitez le côté bourrin, revendicatif, agressif... Moi je l'ai placé à la fin de mon entretien, après le bilan de l'année, au moment où Big Boss me félicitait pour mes réalisations. Je lui ai dit "puisque tu reconnais toi même que j'ai fait une bonne année je souhaite que ces actions soient récompensées par une augmentation salariale qui soit supérieure à celle de l'année dernière" Histoire de passer le message...Je n'ai pas osé/voulu chiffrer l'augmentation que je désirais. Mais on peut imaginer dire : "je souhaite une revalorisation salariale de x%"

1. Initier la discussion sur les grandes orientations de l'année suivante. Montrer que vous avez un projet professionnel est important. Cela permet à votre Boss de voir que vous réfléchissez à ce que vous faites et ce que vous voulez faire. Cela permettra aussi de montrer que la revalorisation salariale que vous souhaitez est normale dans le cadre du chemin que vous voulez prendre. Et puis : si vous, vous n'y pensez pas, qui le fera ? Dîtes ce que vous voulez faire, ne soyez pas passifs.
   

Maintenant côté manager. J'ai fait passer son entretien de fin d'année à notre assistante de service. A la demande de Big Boss qui ne voulait pas s'embarrasser je pense.
On a fait le point sur ses réalisations et là je me suis rendu compte d'une chose : c'est que si vous ne suivez pas vos troupes tout au long de l'année, vous pouvez bien vous faire pipoter ! Si vous êtes trop "high level" par rapport à votre équipe, sans points fixes réguliers avec elle, quand vient le moment de l'entretien de fin d'année, on peut vous raconter ce qu'on veut! Vous n'aurez aucun argument et donc l'entretien n'aura aucun intérêt.

Enfin pour préparer mon entretien annuel je me suis basé sur un certain nombre de billets que je vous livre ici :

• Sur l'attitude à éviter : ici
• Sur les bons conseils dans la préparation : ici ou là
• Pour rigoler : ici et là aussi
  

Et vous ? Comment se sont passés vos entretiens ? Quels sont vos conseils pour les réussir ? N'hésitez pas à partager vos expériences dans la partie commentaire !