samedi 20 novembre 2010

Comment être plus efficace au boulot (La méhode Getting Things Done – Partie 1 : POURQUOI ?)

If your mind is empty, it is always ready for aything ; it is open to everything

Shunryu Suzuki

Je suis la douche, l’eau ruisselle sur mon corps (plus trop galbé, faut que je me remette au sport moi…). Au moment de faire mon shampoing, une pensée m’assaille « ah oui, faut pas que j’oublie de demander à Jean-Pierre les chiffres du budget pour le projet STAR » (Vous remarquerez que les projets ont toujours des noms sympa, et en général, plus le nom en jette, plus le projet est naze…)

Au moment de me sécher, une autre pensée « Et cette Annie, non mais j’en reviens pas de ce qu’elle a dit pendant la réunion d’hier. Faut vraiment que je rétablisse la vérité en envoyant un mail à Georges pour lui montrer que les délais ont été tenus »

Et ainsi de suite…

Cela vous semble familier ? Le cerveau est l’outil le plus puissant et le plus bête de l’univers. Le plus puissant parce qu’il renvoit à la conscience des rappels de ce que nous devons faire. Le plus bête aussi, parce que m’envoyer ce rappel sous la douche, où je ne peux rien en faire, n’est pas vraiment optimal (à moins que vous ne gardiez un petit carnet waterproof sous la douche, pour noter, mais là faut vous faire soigner...)

Notre esprit pour le meilleur comme pour le pire va nous harceler en nous renvoyant régulièrement, mais aléatoirement, des rappels de choses à faire, jusqu’à ce que nous les fassions. Et ceci est une ENORME perte d’énergie. Avoir des tas de machins informes et grisatres qui resurgissent de temps en temps dans notre conscience, jusqu’à ce ue nous traitions le tâche est quelque chose de particulièrement éprouvant.

Nettoyer, éclaircir, traiter ce monceau de « trucs » à faire, de choses qui nous prennent littéralement la tête, c’est tout le sujet de la méthode « Getting Things Done » de David Allen.

Cette méthode expose clairement et simplement (sans être simpliste) le POURQUOI et ensuite le COMMENT. Là où d’autres méthodologies n’exposent que le COMMENT (par exemple la méthode de gestion de projet du PMI)

1e partie : POURQUOI ?

There is one thing we can do, and the happiest people are those who can do it to the limit of their ability. We can completely present. We can be all here. We can give all our attention to the opportunity before us

Mark Von Doren

David Allen, sans s’en rendre compte (vraiment ?) en pronant l’équilibre de l’esprit, un esprit clair et tranquille, reposé, après avoir traité tout l’amas informede tâches qui trainent dans notre esprit (Mind Like Water comme disent les pratiquants d’arts martiaux ou les grands contemplatifs de méditation) rejoint la philosophie bouddhiste. Moi, il m’a fait penser à cette présentation de Mathieu Ricard chez TED où il explique le fonctionnement de l’esprit.

L’idée de base de la méthode GTD est donc, d’abord et avant tout, d’obtenir une image claire de ce que vous avez à faire :

a) Effacer le fatras de votre esprit : matérialisez et mettez tout ce qui traîne dans une grosse boite de réception.

b) Clarifiez exactement quel est votre engagement par rapport à chaque machin qui est dans la boite de réception

c) Décidez ce qu’il faut faire, (tant bien même qu’il faille faire quelque chose) pour progresser vers le but fixé au oint b)

d) Une fois décidé de la prochaine action à faire, vous devez garder des rappels de ces actions.

Ainsi donc, vous vous libérez de ce fatras qui encombre votre esprit, en le cristallisant, le saisissant dans un système rationnel, dans lequel vous pouvez avoir pleinement confiance. Vous gouterez par ce biais à des douches plus tranquilles.

Comme le disait ce bon vieux monsieur Drucker (Peter, pas Michel)

In knowledge work the task is not given ; it has to be determined. “What are the expected results from this work?” is the key question in making knowledge workers productive

Et c’est là toute la difficulté : où s’arrêter ? Que faire ? Aujourd’hui cette décision appartient pour la plupart des tâches qu’il a à traiter, à chaque collaborateur. Decider du but, c’est la première étape pour y arriver.

Nous nous devons de savoir ce qu’est notre job. Lorsque l’on est pas sûr de savoir où l’on va, on ne peut pas savoir où s’arrêter.

Le propos de cette méthode GTD n’est PAS de laisser votre cerveau s'endormir mais de lui permettre d’avancer sur la voie d’une activité plus intelligente et plus productive. Par cette méthode, chacun peut être assuré que ce qu'il fait est ce qu'il DOIT faire; au moment où il le fait; et que c’est OK de ne pas faire ce qu'il n’est pas en train de faire. La vie est un choix permanent. Et choisir c’est laisser de côté certaines choses n’est-ce pas ?

Enfin, cette méthode donne l’assurance que l'on n'est pas en train de louper quelque chose de critique. Combien de fois par jour/semaine/mois se retrouve-t-on face à des choses à traiter en urgence, parce que pas gérée, identifiée, processée à temps ? Avec la méthode GTD c’est fini ! (J’espère ne pas trop ressembler à un batteleur de foire…)

L’autre avantage de cette méthode, qui part du bas pour arriver en haut, c’est qu’une fois qu’on à une image claire de ce qu’il faut faire aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci, cela va libérer du temps de cerveau disponible pour travailler sur les niveaux plus élevés de votre vie. Comme par exemple les objectifs à l’année, à 5 ans, 10 ans, les buts de notre vie…)

Que se passe-t-il quand on est pas en accord avec soi-même ? Les sentiment d’anxiété et de culpabilité (allez avouez, vous ressentez ces sentiments plusieurs fois par jour, tout comme moi n’est-ce pas ?) ne viennent pas du fait d’avoir trop de trucs à faire. Ils sont le résultat automatique du fait de casser les engagements que l’on prend avec soi-même

« et m**** je n’ai toujours pas demandé à Jean-Pierre les chiffres du projet STAR »… « Et re-m****faut que je fasse ce mail à Georges sur les délais quiont bien été respectés…sreugneugneugneu….. »