vendredi 3 décembre 2010

Comment être plus efficace au boulot (La méhode Getting Things Done – Partie 2 : COMMENT ?)

C’est bien joli tout ça me direz vous (et vous auriez bien raison, ne vous en cachez pas, ceci est un blog bienveillant, ô lecteur tu es mon ami, je suis ton ami) mais alors par où on commence ?

Voici le secret des secrets pour devenir beaucoup, mais alors beaucoup plus efficace au boulot. Warning : comme tous les grands secrets de l’univers, il est super simple et super compliqué à la fois. Super simple dans sa définition et super compliqué dans sa réalisation.

C’est parti (mon kiki comme rajouterait ma fille) voici ce qu’il faut faire pour devenir un super crack au boulot :

a) Balancez à la poubelle tout ce dont vous n’avez pas besoin (vous voyez tout le bazar sur votre bureau ? Oui oui, on parle bien de tout ce fatras)

b) Réalisez toute tâche qui prend moins de 2 minutes

c) Déléguez tout ce qui peut être délégué

d) Définissez dans votre propre système organisationnel les rappels des actions qui doivent prendre plus de 2 minutes

e) Identifiez tous les engagements plus importants (les projets) que vous avez.

Voilà. C’est tout. Répétez ces étapes (jusqu’à la retraite).

Ah si j'oubliais : Une fois les tâches a) à e) effectuées, vous pouvez exclusivement vous concentrer sur la réalisation des tâches qui font plus de 2 minutes !! (évidemment, sinon, beeeeen vous ne faites que vous préparer à faire quelque chose que vous ne faites jamais parce que vous vous préparez à faire cette chose indéfiniment. C'est clair non ?!)

Pour ceux qui ont du mal avec les textes, en voici un processus (ne me remerciez pas, je l’ai piqué sur le net)



Tenir la distance est le plus difficile. Cette méthode demande de vous transformer en un super greffier qui prend note de chaque action entreprise ou à réaliser. C’est le prix à payer pour avoir un esprit clair et reposé. Mind like water.

Ainsi donc, mes chers amis lecteurs, il vous faudra garder une trace et gérer les listes suivantes :

  • Pour vos projets
  • Pour les informations relatives à vos projets
  • Un calendrier qui garde trace de vos actions à réaliser à telle date et des informations dont vous allez avoir besoin à telle et telle date
  • Une « Next Action » list
  • Une « Waiting For » list (je vous avais bien dit que vous alliez devenir une sorte greffier qui garde trace de touuuuuuuut ce que vous faites et de touuuuuuuut ce que vous «doivent» les autres)
  • Une Reference material list (sorte de liste ou vous référencer tou ce squi peut vous ête utile)
  • Someday/maybe list : oui, oui si vous voulez gouté à une douche libre de pensée telle que « tiens j’emmenerais bien mes enfants au zoo, donc faut que je trouve les adresses des zoos de ma région » il va falloir s’y mettre à ces listes
Enfin, si vous voulez en savoir plus sur les étapes concrètes de cette méthodo je vous conseille de lire cette page.

Ceci explique l’importance de garder une trace de ABSOLUMENT TOUT ce que vous avez en tête, comme chose à faire ou que vous voudriez faire, ou que vous avez faite et sur laquelle vous attendez un retour !

Néanmoins la vie reste la vie. On a pas toujours le temps de tout noter, de tout revoir, minute par minute. Pour garder un système en ordre de marche vous instaurerez une «weekly review» de ces différentes listes (Notre bon David Allen va même jusqu’à nous conseiller le vendredi en début d’après midi pour ce faire) afin de faire coller ces listes à votre vie réelle.

Donc, une fois qu’on a toutes ces listes, ben…y’a plus qu’à. Oui mais faire quoi ? Il est mercredi matin, 10H32, j’ai 50 à 100 tâches qui me regardent sur la next action liste, que dois-je faire ?

Et bien, là, pas d’esbroufe, pas de méthode alambiquée : vous devrez faire confiance à votre cœur, votre esprit, vos tripes, vos…(remplir les points de suspension avec des termes plus ou moins châtiés selon votre sensibilité propre), votre intuition pour faire le meilleur choix à chaque moment. Ceci étant dit, sachez que vos décisions seront prises en fonction :

  • Du contexte (si je suis en train d’attendre mon avion à l’aéroport je ne pourrais pas bosser sur ce planning projet mais je peux passer tel ou tel coup de fil à mon presta, que je dois passer depuis une semaine)
  • Du temps dispo (10 minutes avant une réunion, voyons voir dans ma next action list ce que je pourrais bien faire…)
  • De l’énergie qu’il me reste (je ne sais pas vous, mais moi je ne me mets pas à brainstormer pour le prochain comité de direction le vendredi à 17H00…)

Finalement, que dire de cette méthode GTD ?

1- Que c’est déjà ce que nous faisons au quotidien (j’espère que vous n’avez pas attendu de lire cet article pour avoir une to do liste…) mais là on passe quand même au niveau supérieur. On industrialise.

2- On met en place un système qui doit nous permettre de tenir la distance (David Allen mentionne avoir tenu ce système en place pendant plus de 25 ans…Moi ça fait un mois, mais les effets se font très vite sentir)

Dans une économie du stress et de l’anxiété tout ce qui peut nous apporter un soulagement se doit d’être essayé.

Lorsque vous expérimenterez la méthode GTD, les gens autour de vous le remarquerons, car vous effectuerez beaucoup plus de choses, vous n’oublierez plus rien, vous entrainerez votre équipe dans un mouvement vers le haut. Vous générerez de cette manière de la confiance. Les gens autour de vous sauront que vous ne laissez rien passer à travers les mailles du filet. Enfin vous noterez un bien être mental une amélioration de la qualité dans vos relations avec les autres, aussi bien sur le plan professionnel que personnel.

Alors ? Prêt à essayer ? Décrivez-nous dans la partie commentaires quelles sont vos méthodes pour être plus efficaces !


samedi 20 novembre 2010

Comment être plus efficace au boulot (La méhode Getting Things Done – Partie 1 : POURQUOI ?)

If your mind is empty, it is always ready for aything ; it is open to everything

Shunryu Suzuki

Je suis la douche, l’eau ruisselle sur mon corps (plus trop galbé, faut que je me remette au sport moi…). Au moment de faire mon shampoing, une pensée m’assaille « ah oui, faut pas que j’oublie de demander à Jean-Pierre les chiffres du budget pour le projet STAR » (Vous remarquerez que les projets ont toujours des noms sympa, et en général, plus le nom en jette, plus le projet est naze…)

Au moment de me sécher, une autre pensée « Et cette Annie, non mais j’en reviens pas de ce qu’elle a dit pendant la réunion d’hier. Faut vraiment que je rétablisse la vérité en envoyant un mail à Georges pour lui montrer que les délais ont été tenus »

Et ainsi de suite…

Cela vous semble familier ? Le cerveau est l’outil le plus puissant et le plus bête de l’univers. Le plus puissant parce qu’il renvoit à la conscience des rappels de ce que nous devons faire. Le plus bête aussi, parce que m’envoyer ce rappel sous la douche, où je ne peux rien en faire, n’est pas vraiment optimal (à moins que vous ne gardiez un petit carnet waterproof sous la douche, pour noter, mais là faut vous faire soigner...)

Notre esprit pour le meilleur comme pour le pire va nous harceler en nous renvoyant régulièrement, mais aléatoirement, des rappels de choses à faire, jusqu’à ce que nous les fassions. Et ceci est une ENORME perte d’énergie. Avoir des tas de machins informes et grisatres qui resurgissent de temps en temps dans notre conscience, jusqu’à ce ue nous traitions le tâche est quelque chose de particulièrement éprouvant.

Nettoyer, éclaircir, traiter ce monceau de « trucs » à faire, de choses qui nous prennent littéralement la tête, c’est tout le sujet de la méthode « Getting Things Done » de David Allen.

Cette méthode expose clairement et simplement (sans être simpliste) le POURQUOI et ensuite le COMMENT. Là où d’autres méthodologies n’exposent que le COMMENT (par exemple la méthode de gestion de projet du PMI)

1e partie : POURQUOI ?

There is one thing we can do, and the happiest people are those who can do it to the limit of their ability. We can completely present. We can be all here. We can give all our attention to the opportunity before us

Mark Von Doren

David Allen, sans s’en rendre compte (vraiment ?) en pronant l’équilibre de l’esprit, un esprit clair et tranquille, reposé, après avoir traité tout l’amas informede tâches qui trainent dans notre esprit (Mind Like Water comme disent les pratiquants d’arts martiaux ou les grands contemplatifs de méditation) rejoint la philosophie bouddhiste. Moi, il m’a fait penser à cette présentation de Mathieu Ricard chez TED où il explique le fonctionnement de l’esprit.

L’idée de base de la méthode GTD est donc, d’abord et avant tout, d’obtenir une image claire de ce que vous avez à faire :

a) Effacer le fatras de votre esprit : matérialisez et mettez tout ce qui traîne dans une grosse boite de réception.

b) Clarifiez exactement quel est votre engagement par rapport à chaque machin qui est dans la boite de réception

c) Décidez ce qu’il faut faire, (tant bien même qu’il faille faire quelque chose) pour progresser vers le but fixé au oint b)

d) Une fois décidé de la prochaine action à faire, vous devez garder des rappels de ces actions.

Ainsi donc, vous vous libérez de ce fatras qui encombre votre esprit, en le cristallisant, le saisissant dans un système rationnel, dans lequel vous pouvez avoir pleinement confiance. Vous gouterez par ce biais à des douches plus tranquilles.

Comme le disait ce bon vieux monsieur Drucker (Peter, pas Michel)

In knowledge work the task is not given ; it has to be determined. “What are the expected results from this work?” is the key question in making knowledge workers productive

Et c’est là toute la difficulté : où s’arrêter ? Que faire ? Aujourd’hui cette décision appartient pour la plupart des tâches qu’il a à traiter, à chaque collaborateur. Decider du but, c’est la première étape pour y arriver.

Nous nous devons de savoir ce qu’est notre job. Lorsque l’on est pas sûr de savoir où l’on va, on ne peut pas savoir où s’arrêter.

Le propos de cette méthode GTD n’est PAS de laisser votre cerveau s'endormir mais de lui permettre d’avancer sur la voie d’une activité plus intelligente et plus productive. Par cette méthode, chacun peut être assuré que ce qu'il fait est ce qu'il DOIT faire; au moment où il le fait; et que c’est OK de ne pas faire ce qu'il n’est pas en train de faire. La vie est un choix permanent. Et choisir c’est laisser de côté certaines choses n’est-ce pas ?

Enfin, cette méthode donne l’assurance que l'on n'est pas en train de louper quelque chose de critique. Combien de fois par jour/semaine/mois se retrouve-t-on face à des choses à traiter en urgence, parce que pas gérée, identifiée, processée à temps ? Avec la méthode GTD c’est fini ! (J’espère ne pas trop ressembler à un batteleur de foire…)

L’autre avantage de cette méthode, qui part du bas pour arriver en haut, c’est qu’une fois qu’on à une image claire de ce qu’il faut faire aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci, cela va libérer du temps de cerveau disponible pour travailler sur les niveaux plus élevés de votre vie. Comme par exemple les objectifs à l’année, à 5 ans, 10 ans, les buts de notre vie…)

Que se passe-t-il quand on est pas en accord avec soi-même ? Les sentiment d’anxiété et de culpabilité (allez avouez, vous ressentez ces sentiments plusieurs fois par jour, tout comme moi n’est-ce pas ?) ne viennent pas du fait d’avoir trop de trucs à faire. Ils sont le résultat automatique du fait de casser les engagements que l’on prend avec soi-même

« et m**** je n’ai toujours pas demandé à Jean-Pierre les chiffres du projet STAR »… « Et re-m****faut que je fasse ce mail à Georges sur les délais quiont bien été respectés…sreugneugneugneu….. »


dimanche 31 octobre 2010

Autopsie d'un cerveau de manager (Inside Steve's Brain)

Steve Jobs, le fondateur et emblématique PDG d'Apple, est un grand manager. En tout cas un manager qui vaut la peine d'être étudié. Je suis impressionné par l'aventure qu'il a vécu (et vit toujours) avec sa société depuis 30 ans.
Aussi quand j'ai eu l'occasion de lire "Inside Steve's Brain" de Leander Kahney (sur un iPad évidemment) je n'ai pas pu résister.

Dans un récit vivant et enlevé (quoique parfois difficile à suivre pour les non initiés tellement les détails sont expliqués au maximum) l'auteur nous décrit par le menu les méthodes de management instaurées par Jobs chez Apple et qui en ont fait la société qu'elle est aujourd'hui. Passionnant, c'est toute une partie de l'histoire du 20e siècle qui nous est racontée.

Voici pour vous 57 leçons de management du grand Steve.
  1. Bossez dur. Retroussez vos manches et mettez-vous au boulot tout de suite.
  2. Faites face au décisions les plus difficiles d'entrée de jeu.
  3. Ne basez pas vos décisions sur des émotions.
  4. Soyez ferme.
  5. Informez-vous, ne jouez pas aux devinettes. Basez vos décisions sur des faits.
  6. Demandez de l'aide.
  7. Restez concentrés.
  8. Se concentrer signifie "Dire non". Jobs a concentré les ressources limitées d'Apple sur un petit nombre de projets, excellement exécutés.
  9. Concentrez-vous sur ce à quoi vous êtes bon. Déléguez tout le reste.
  10. Soyez un despote. Quelqu'un doit décider.
  11. Générez des alternatives et choisissez la meilleure.
  12. Designez au pixel près. Allez profondément dans les détails.
  13. Simplifiez.
  14. N'ayez pas peur de partir de zéro.
  15. Ne dites pas de mal de votre propre société. Jamais.
  16. N'ayez pas peur des idées neuves.
  17. Trouvez un moyen facile de présenter les idées neuves.
  18. N'écoutez pas vos clients. Ils ne savent pas (toujours) ce qu'ils veulent.
  19. Pas de compromis.
  20. Le design est la fonction, pas la forme. Le design est la manière dont le produit fonctionne.
  21. Incluez tout le monde. Ne segmentez pas les réunions en oubliant des personnes parce "qu'ils n'auraient rien à y faire". Les bonnes idées viennent souvent du mélange.
  22. Evitez les processus en série.
  23. Générez et testez.
  24. Ne forcez rien.
  25. N'engagez que des stars et virez les nullards.
  26. Recherchez la plus haute qualité possible (dans les gens, les produits, ...)
  27. Investissez dans l'humain.
  28. Travaillez en équipes réduites.
  29. N'écoutez pas les bénis oui oui.
  30. Engagez des combats intellectuels.
  31. Laissez libres vos partenaires (d'apportez leurs idées, d'être eux-mêmes)
  32. On peut être un enfoiré, à partir du moment où on est passionné. Jobs crie sur tout le monde, mais ça lui vient de son envie de changer le monde.
  33. Passionnez-vous pour votre travail.
  34. Sachez user de la carotte et du bâton.
  35. N'hésitez pas à botter des culs pour obtenir ce que vous voulez.
  36. Fêtez les réalisations en remerciant de manière originale.
  37. Insistez sur des choses qui paraissent impossibles.
  38. Sachez être super intimidant
  39. Sachez être aussi gratifiant que vous êtes intimidant.
  40. Faites bosser vos équipes dur.
  41. Ne perdez pas de vue le client.
  42. Étudiez votre marché et votre secteur.
  43. Ne pensez pas consciemment "Innovation"
  44. Concentrez-vous sur les produits.
  45. Volez. N'ayez pas peur de voler les grandes idées des autres.
  46. Connectez. Pour Jobs, la créativité c'est simplement connecter différentes choses.
  47. Étudiez.
  48. Soyez flexible.
  49. N'hésitez pas à brûler vos vaisseaux. Ceci vous obligera à donner le meilleur de vous même.
  50. Demandez au client.
  51. Si vous avez loupé le train, bossez dur pour le rattraper.
  52. Recherchez les opportunités.
  53. Définissez des dates limites.
  54. Ne vous préoccupez pas de savoir d'où viennent les idées.
  55. Améliorez votre expertise.
  56. N'ayez pas peur de vous tromper.
  57. Accompagnez et protégez l'équipe. Un succès à toujours beaucoup de responsables.
Alors si certaines de ces leçons semblent évidentes, d'autres clairement antinomiques, je crois que la leçon à tirer de ce livre (et donc de la manière dont Steve Jobs mène Apple) c'est que la passion, la vision et l'équilibre sont des facteurs clés de succès. Ce qui rend cet homme si incroyable c'est qu'il concentre en lui, d'une manière tout à fait exceptionnelle ces trois éléments. Comme peu d'autres PDG de son époque.

Pour vous donner une idée du charisme d'un Steve Jobs, comment passer à côté de son speech à l'uiversité de Stanford en 2005.




dimanche 10 octobre 2010

L'intelligence émotionnelle (et mon QI c'est du poulet ?)

On a tous côtoyé des managers à gros diplômes, sortant des meilleures écoles, occupant les postes les plus importants et qui sont pourtant de parfaits gros c...
Ces personnes, malgré tout leur CV, semblent avoir un manque dans le domaine des relations humaines. Incapables de faire adhérer leurs équipes à un projet commun, incapables même de tenir une simple conversation à la machine à café, ils sont enfermés dans une solitude qui passe souvent pour une attitude hautaine auprès des collaborateurs de l'entreprise.

A quoi est dû ce manque "d'humain" en ces personnes ? Quelle est leur mécanique interne qui les retient de tisser des relations humaines "normales" ?

J'ai lu récemment un livre très intéressant à ce sujet : "L'intelligence émotionnelle" de Daniel Goleman. Daniel Goleman, docteur en psychologie, est l'auteur de nombreux livres. Après avoir enseigné à Harvard il est aujourd'hui journaliste au New York Times; où il suit plus particulièrement les sciences du comportement.

Dans ce livre Daniel Goleman explique que nous ne sommes pas les êtres rationnels que nous pensons le plus souvent être (ça c'est pas nouveau) mais il décortique assez précisément les processus de création de cette intelligence émotionnelle, qui complète l'intelligence rationnelle.

Il en donne dans la deuxième partie de son livre des applications concrètes, notamment dans le domaine du management.
Un extrait est particulièrement intéressant, il concerne l'art de la critique (art o combien difficile pour un manager) et comme je suis une grosse feignasse, je vous le livre ici (et hop, ça du bon article de blog, vite fait bien fait ! Si c'est pas de l'intelligence émotionnelle ça !)

"Une critique habile est un des messages les plus utiles qu'un supérieur puisse émettre. ...Une bonne critique insiste sur ce que la personne a accompli et sur ce qu'elle peut encore accomplir. ...La croyance de base qui conduit à l'optimisme est que les revers ou les échecs résultent de circonstances que nous pouvons modifier.

Harry Levinson donne les conseils suivants sur l'art de la critique; indissociable de celui de la louange :

1-Restez précis.
Choisissez un incident révélateur, un problème clé à résoudre, comme l'incapacité d'effectuer correctement certaines taches. Les gens se démoralisent si on leur dit simplement qu'ils font mal quelque chose, sans leur donner les moyens d'y remédier. Soyez donc précis, expliquez à la personne ce qu'elle a bien fait, ce qu'elle a mal fait, et comment elle peut faire mieux. Ne tournez pas autour du pot, évitez d'être évasif ou de biaiser; cela brouille le vrai message. La précision est aussi importante dans la louange que dans la critique.

2-Proposez une solution.
La critique, comme tout feed-back utile doit indiquer un moyen de régler le problème. Faute de quoi, le destinataire se sentira frustré, démoralisé et démotivé. La critique doit ouvrir la porte à des options et à des possibilités dont l'individu n'avait pas conscience, ou simplement le sensibiliser à des insuffisance dont il doit s'occuper-, mais elle doit comporter des suggestions sur la façon de régler ces problèmes.

3-Soyez présent.
La critique, comme la louange, est pleinement efficace lorsqu'elle est faite entre quatre yeux. Les personnes qui ont du mal à critiquer ou à complimenter ont tendance à se faciliter la tâche en le faisant à distance...Cela rend la communication trop impersonnelle et prive le destinataire de tout moyen de réponse ou de clarification.

4-Soyez sensible.
Il faut faire preuve d'empathie, sentir l'impact de ce que l'on dit et de la manière dont on le dit. Les dirigeants peu empathiques sont plus enclin à émettre des critiques blessantes et surtout à dénigrer leurs employés. En définitive ces critiques ont un effet destructeur; au lieu de préparer une action correctrice, elles produisent un contrecoup : l'individu éprouve du ressentiment et de l'amertume, il se met sur la défensive et prend ses distances.

Levinson prodigue également des conseils au destinataires des critiques. L'un est de considérer la critique comme une information précieuse qui lui permettra de s'améliorer, et non comme une attaque personnelle. Une autre est de veiller de ne pas adopter une attitude défensive, et d'assumer ses responsabilités. Si l'expérience est trop éprouvante, il vaut mieux demander le report de la discussion, le temps de "digérer" les remarques et de se calmer un peu. Enfin il conseille de voir dans la critique l'opportunité de travailler ensemble à la résolution du problème."


Tous ces bons conseils peuvent sembler évident. Néanmoins si nous, managers, le mettions en pratique avec l'intelligence du cœur, nul doute que nos équipes ne s'en porteraient que mieux. Alors ? Prêt à critiquer ?

jeudi 8 juillet 2010

100 conseils pour être (plus) heureux au travail (avant la retraite!)

Ah l'été, le soleil, les vacances qui approchent...Quoi de plus propice au bonheur. Alors en attendant les congés (où avant d'aller à la plage pour ceux qui y sont déjà) je vous livre les 71 conseils de l'excellent magazine "Management" dans son édition de ce mois-ci, plus 29 pour faire le compte. (J'adore les comptes ronds, j'vous ai pas dit ?)

1-Affichez clairement la couleur : mettez de la couleur dans votre bureau
2-Coupez le sifflet aux alertes de vos appareils électroniques
3-Prenez de la hauteur une fois par semaine : gagnez en perspective
4-Repartez du bon pied : faites du sport
5-Commencez vos réunions en jouant aux devinettes
6-Quittez votre tenue de travail sitôt rentré chez vous
7-Laissez aux membres de votre équipe le temps de mener des projets perso
8-Œuvrez pour la parité homme-femme à la maison comme au bureau : messieurs mettez-vous aux taches ménagères !
9-Prenez le temps d'écouter la réponse à la question "ça va?"
10-Cessez d'attendre le bonheur pour être heureux : "Ce n'est pas parce que j'ai réussi que je suis content; mais c'est parce que j'étais content que j'ai réussi" Alain
11-Accordez-vous un bilan de compétences approfondies
12-Surfez pour vous faciliter l'existence : ici, ou ou encore ici et puis aussi
13-Conservez des moments libres pour gérer les imprévus
14-Parlez boulot à vos enfants
15-Calez par principe les réunions au début de la journée
16-Identifiez la nature de votre mémoire et apprenez mieux
17-N'hésitez pas à vous lier d'amitié avec vos collègues
18-Multipliez vos centres d'intérêt professionnels
19-Bousculez la routine pour libérer votre créativité
20-Harmonisez vos horaires de lever et de coucher
21-Ne prononcez plus jamais "On a toujours fait comme ça"; "ça m'étonnerait!"; "ça ne marchera jamais!"
22-Arrêtez de zapper cela nuit gravement à votre concentration !
23-Établissez vos to-do listes dans les règles de l'art (Important-Urgent vs Important-Non Urgent vs Non Important-Urgent vs Non Important-Non Urgent)
24-Accordez vous un fou rire par jour
25-Sollicitez le regard des autres pour progresser plus vite
26-Tirez parti de vos passions dans votre job
27-Partagez adresses et bons plans
28-Osez répondre "Pourquoi pas" plutôt que "on verra"
29-Déléguez mieux en définissant des délais et des objectifs précis
30-Accordez vous des petits plaisirs
31-Osez la sieste au travail
32-Découvrez à quoi sert réellement votre labeur quotidien
33-Messieurs, prenez la totalité de votre congé paternité sans remords
34-Mobilisez votre énergie au service d'une bonne cause
35-Imaginez le pire pour mieux apprécier le meilleur
36-Renouez avec votre passion pour les avions en papier
37-Alimentez-vous en tenant compte des phases de la journée
38-Affichez des citations pertinentes : ici ou
39-Rangez votre bureau pour partir l'esprit libre
40-Arrêtez dès aujourd'hui la procrastination à tout va
41-Laissez votre porte ouverte le plus souvent possible
42-Passez un bon coup de plumeau dans votre carnet d'adresse
43-Proposez des gestes simples en faveur de l'écologie
44-Mettez-vous en danger
45-Papas, convenez de vrais rendez-vous avec vos enfants
46-Instaurez le rituel du "croissant show"
47-Limitez votre consommation de sucre blanc raffiné
48-Créez une bibliothèque
49-Bossez aussi pour vous mêmes
50-Permutez un jour ou deux avec un collègue
51-Dinez en famille au moins trois fois par semaine
52-Écoutez de la musique
53-Echangez-vous des cadeaux insolites
54-Dépannez vous mêmes votre ordinateur
55-Partagez vos repas
56-Télétravail : disciplinez-vous
57-Réveillez-vous en douceur
58-N'envoyez pas d'emails à des gens qui sont à moins de 20 mètres de vous
59-Affranchissez-vous de la tyrannie des outils nomades
60-Débarrassez-vous du superflu chez vous comme au bureau
61-Réapprenez à respirer
62-Relisez les philosophes
63-Intégrez un critère "convivialité" dans l'évaluation de vos équipes
64-Transmettez vos connaissances aux jeunes générations
65-Projetez tous vos désirs personnels en cinémascope
66-Soyez votre meilleur ami
67-Tracez un mind mapping pour évacuer les corvées
68-Devenez un fervent adepte des bons petit plats à l'ancienne
69-Un pour tous, tous pour un : défendez les souffres douleur !
70-Restez à l'écoute de vos collègues et bichonnez vos amis
71-Réussissez à tous les coups vos séances de brainstorming : voir ici !
72-Sachez prendre du recul
73-Souriez !
74-Travaillez en fonction de vos cycles personnels plutôt qu'en fonction des convenances
75-Rentrez chez vous !
76-tenez-vous au courant des postes libres dans votre entreprise
77-Soyez la personne qui présente des gens entre eux
78-Réalisez vos objectifs
79-Ne démarrez pas votre journée en lisant vos emails
80-Buvez au moins un litre d'eau par jour (j'avoue celle là je viens d'y penser parce que j'ai soif)
81-Aidez les autres
82-Accomplissez ce que vous avez à faire (oui je sais j'aime la contradiction)
83-Apprenez à écouter
84-Assumez vos idées
85-Ayez confiance en vous
86-Accordez la même importance au stagiaire et au PDG
87-Ayez l'honnêteté de changer de boulot s'il ne vous plait plus
88-Soyez excellent dans tout ce que vous faites
89-Donner vous le doit d'être parfois démotivé
90-Ne vous fixez pas de buts inatteignables
91-Sachez dire Non !
92-Sachez dire Oui !
93-Gardez l'enfant qui est en vous
94-Faites bien ce qui devrait être fait plutôt que de faire bien ce que vous faites
95-Proposez !
96-Serrez des mains et faites la bise
97-Ne courez pas tous les lièvres à la fois
98-Respirez en pleine conscience lorsque la colère vous gagne
99-Méditez !
100-Adorez les comptes ronds (je vous ai dit que j'adorais les comptes ronds ?!)

samedi 3 juillet 2010

Gérer une équipe projet difficile (sans coups de pieds au cul)

Je fais partie d'une agence web interne. On ma confié la responsabilité de construire la première appli iPhone de notre société. Ce projet, qui vient d'être livré récemment à pris 6 mois entre janvier et début juin. Mon équipe était une équipe virtuelle, avec moi comme chef de projet à Paris, nos développeurs en Europe de l'Es et nos clients dans les pays scandinaves. Ce projet, disons le tout de suite, m'a fait vieillir de 10 ans en 6 mois : retards dans les délais, mauvaise compréhension, tensions dans l'équipe ont été monnaie courante tout au long du projet.

Alors même si au final nous avons livré l'appli juste a temps pour être utilisée par nos collègues scandinaves, j'aimerais prendre le temps de lister et analyser les problèmes rencontrés afin d'essayer de leur trouver une solution et faire en sorte qu'ils ne se reproduisent plus à l'avenir. (Qui a dit "Bisounours" ?! C'est bon, tu sors !)

Les problème rencontrés :


1-La mal-compréhension des enjeux business par les développeurs.

Un développeur à Varsovie voit le chef de projet parisien comme une personne qui profite de son travail, qui donne des ordres, boit du champagne et mange des petits-fours aux pots de fin de projets. Si, si, c'est comme ça qu'ils perçoivent les chefs de projet. Le chef de projet est perçu comme incapable de comprendre leurs talents techniques et profitant de leur travail. Inutile de préciser que l'inverse existe également, bien des "techos" étant vus par Paris comme des adolescents boutonneux, à grosses lunettes et cheveux luisants, incapable de faire autre chose que de parler à son ordinateur...
Difficile dans ses conditions de faire comprendre des enjeux business à l'équipe de développeurs essentiellement habituée jusque là à délivrer des projets où les dead lines sont flexibles pour ne pas dire inexistantes

2-Obtenir un feedback

Autre problème : le culte du secret, encore appelé le syndrome Superman. Lorsque vous construisez le plan projet (délais, calendrier) avec vos développeurs, ils considèrent tout retard comme une faute grave, voire un péché mortel. Aussi, au lieu de vous dire de manière transparente qu'ils sont en train de glisser (ce qui permettrait à tout bon chef de projet de prendre les mesures adéquates et de réajuster le planning) et bien non ! pour eux, il est de leur devoir de tout faire pour y arriver coute que coute. Malheureusement, les Superman sont bien rares sur cette terre et les délais ne font que s'allonger, tel le nez de Pinocchio.

3-Tenir le délais

Ce point découle des deux précédents. Impossibilité de comprendre pourquoi une date et pas une autre et manque de transparence sur les difficultés rencontrées égalent délais non tenus. Derrière, qui joue des claquettes aux clients pour leur expliquer que "non, non on doit décaler mais oui oui ils vont avoir leur appli" ?! C'est bibi ! Je t'en foutrais moi du champagne et des petits-fours :)

4-Vendre le projet en interne

Dans mon esprit un bon chef de projet est celui qui sait se créer des opportunités de monter des projets intéressants, qui sait les vendre en interne à sa hiérarchie et qui sait les vendre en interne à des clients potentiels. Un peu comme un entrepreneur qui agirait à l'intérieur de l'entreprise (sur cette notion d'"intrapreneur" voir le super blog de Guy Kawasaki )
Ainsi donc j'ai "piqué" cette idée d'appli à la France (filiale ayant beaucoup de budget et l'ayant acheté pour un one shot), j'y ai mis nos ressources internes et je l'ai transformé pour que cette appli serve plusieurs fois au lieu d'une seule.
Une bonne idée qui a fait ses preuves sur un one shot+ressources internes+extension à une réutilisation sur plusieurs évènements = une hiérarchie convaincue et des clients internes acheteurs de cette bonne idée à moindres couts !

Néanmoins les tensions inhérentes à tout cela (incompréhensions des différentes parties prenantes, difficultés de communication, délais non tenus, colères, pression) on plus fait ressembler ce projet à un Titanic en puissance qu'à une balade en barque sur le lac du bois de Boulogne par une après midi d'été...(la métaphore c'est cadeau !)

Les solutions proposées :

1-Améliorer la communication auprès des "techos"

Je pense qu'il aurait fallu que je replace les développeurs dans le contexte plus large des enjeux et implications d'être compétitifs. Nous sommes tous, dans quelques entreprises que ce soit, au sein de nos services, soumis à une revue de performance continue. Si vous ne prouvez pas votre valeur ajoutée dans l'entreprise, il viendra un jour ou vous serez externalisé, ou pire, que l'on se pose la question de la légitimité de l'existence de votre service pour la société...
Ceci crée donc un besoin d'anticipation et d'évolution. Les dinosaures n'ont pas compris ça, ils sont aujourd'hui au musée...(oui, ok, ils se sont aussi pris une grosse météorite sur le coin de la figure, mais c'est pour la métaphore je vous dis!!)

2-Faire comprendre la notion d'équipe

Un deuxième chantier aurait été celui de faire passer le message de l'équipe. Une équipe c'est un ensemble uni, cohérent et homogène qui travaille ensemble dans le même but. Qui partage les bons et les mauvais moments. Je suis persuadé que si j'avais réussi à mieux leur donner ce sentiment d'équipe j'aurais eu plus de visibilité sur leurs difficultés.

3-Contrôle et Surveillance

Une notion clé en Management de projet. Je l'ai compris maintenant. Quand je leur demandait si tout allait bien, j'aurais du vérifier et ne pas me laisser séduire par le "everything is on track". Pris dans les 1000 taches quotidiennes, on a tendance à faire confiance et à se laisser aller à une certaine indolence. Hors il est du devoir du chef de projet de truffer son plan projet de moments de vérification. Attention à l'effet tunnel...

4-Avec ou sans client ?

2 manières de faire les choses dans notre agence sont : soit de construire un projet (un site web, une appli iPhone etc...) sans client initiaux, puis d'aller chercher des clients ensuite. Soit de trouver des clients sur la base d'une idée, puis de la construire pour lui. Si la première solution a comme avantage d'être moins impliquante en termes de délais, elle est aussi plus risquée, car à la livraison que se passe-t-il si finalement vous vous êtes trompés et qu'il n'y a personne pour vous l'acheter ? L'autre solution à l'avantage inverse de confronter votre idée à la réalité du business très tôt mais le désavantage d'avoir à livrer ce que vous avez vendu en temps et en heure...

Ces différentes solutions auraient contribué à ce que le projet se passe plus sereinement.

Le mot de la fin

Le travail du chef de projet c'est l'engagement d'une équipe mais aussi la vérification, la responsabilité, le fait de ne pas s'en tenir au "tout va bien" faussement rassurants mais de le vérifier dans sa réalité.
Cette notion de dire que l'on n'est pas content lorsque les choses vont mal est aussi importante. Aussi je vais tenir avec nos techos, maintenant que le projet est fini, une session de "lessons learned" où nous pourrons nous dire ce qui n'a pas été et ce qui a bien marché. Avec pour but d'améliorer nos projets futurs. L'échec a comme vertu qu'il est source d'amélioration.
Enfin tout ceci doit être fait sans lien hiérarchique, puisque le chef de projet n'est chef que transitoirement. Encore plus difficile donc de mener ses troupes, mais aussi plus beau.

(Qui a redit "Bisounours"?!)

samedi 29 mai 2010

Alien : le retour ! (6 insidieuses façons de nous alinéner)

Le Travail est une chose merveilleuse et terrible à la fois (qui a dit cliché?!)
Lorsque l'on se sent bien dans son boulot on est le roi du monde. Tout le reste s'en ressent, la vie de famille, le temps des loisirs.
Par contre, quand ça va mal, la souffrance engendrée se répercute également dans tous les aspects de la vie.

Je lisais l'autre jour, en vacances, sirotant un mojito au bord de la piscine, l'excellent Philosophie magazine (l'édition de mai) sobrement intitulé "Le travail nuit-il à la santé?"

[En aparté je pense qu'il n'y a pas de meilleur moment pour penser au boulot et aux collègues restés à La Défense que lorsque on est affalé au soleil à faire la frite molle...]

Un article de ce magazine donc, décrit comment les techniques, soit disant modernes, de management suscitent d'inédites pathologies en entreprise.
Voici, sous vos yeux ébahis (si vos yeux ne sont pas ébahis, ébahissez-le c'est un ordre), comment l'entreprise moderne peut nous conduire à l'aliénation si nous n'y prenons pas garde :

1-Solitude de l'évalué

L'évaluation individuelle, plus personne n'y échappe. Par des logiciels ou des collègues anonymes (les fameux 360°) elle a envahit l'organisation du travail.
Sous couvert d'objectivité cette éval' indiv' nous enferme dans un système rigide. Puisque la perception est reine, alors je m'aliène pour coller au rôle que l'on m'a attribué dans l'entreprise. Ou à l'inverse je peux devenir invisible et me transformer en simple agent d'exécution. Dans tous les cas la solitude l'emporte.

2-Trop pressé pour bien faire

Faire est plus important que réfléchir selon l'entreprise moderne. De l'ouvrier au cadre nous sommes tous soumis à des cadences infernales. Des termes très "hype" sont même apparus pour valoriser le fait de faire tout (et n'importe quoi) en même temps : le multitasking.
La nécessité de s'adapter à de fréquents changements de postes fragilisent l'idée d'une réalisation sereine de tâches. L'insatisfaction s'installe. Cas grave d'aliénation. Puisque ce que je produis (que je perçois comme une extériorisation de moi-même) est bâclé, faute de temps, je me sens comme paresseux, négligent, peu doué, voire imparfait, "raté".

3-La conscience qui se disperse

Marx reprochait à ses contemporains d'échanger leur misères réelles contre le ciel de consolations religieuses futures. Aujourd'hui il se rendrait compte que nos esprits sont moins contemplatifs que fébrilement dispersés entre consultations de messageries instantanées, noyades dans des verres d'eau d'emails, coups de téléphones, visites éclairs de tel ou tel site internet...
Dans ce contexte c'est le flux même de conscience qui est atteint. L'individu moderne, soumis à des stimuli de toutes sortes dès son plus jeune âge peine à soutenir son attention sur le même objet. Je me souviens après 2 ou 3 ans de boulot avoir échangé avec mes amis ce constat : nous peinons à rester concentré dans une réunion d'une heure alors que durant nos études nous étions capables de suivre plusieurs cours magistraux de plusieurs heures chacun sans difficultés (ou presque).

4-Exploitation de la force nerveuse

Depuis quelques décennies, la force nerveuse et mentale des individus et devenue une matière qui s'exploite de la même manière que la force musculaire.
Sommés de fournir des notes, des idées, des projets, des idées ou des slogans dont nous serons rapidement dépossédés, nous n'avons aucune vue d'ensemble des projets auxquels nous contribuons. Le collaborateur devient une bête de somme cérébrale et non un individu à part entière. La prolétarisation des cadres ne désigne donc pas uniquement le déclassement progressif d'une catégorie professionnelle dans un contexte de compétition internationale, mais elle désigne l'incapacité croissante d'avoir une maitrise technique et cognitive sur ses activités (wow, vous vous doutez que j'ai pompé cette phrase dans le magazine pas vrai ?!)
Les cadres n'échappent pas à ce reflux du sens.

5-Sentiment de l'absurde

Il y a pire encore que de ne pas parvenir à articuler son activité à un projet d'ensemble : ne plus réussir à donner du sens à son travail, se retrouver dans un grand vide absolu. Le but de l'objet fabriqué, le sens de ses projets, la manière dont il le fait, tout cela est devenu incompréhensible pour bien des salariés. Bien des gens ne se reconnaissent plus dans ce qu'ils font. La fragmentation du processus de production, la spécialisation des métiers banalisent ce mal. C'est vrai que parfois il est difficile de ne pas sourire (au mieux) ou de ne pas pleurer (au pire) devant la disparité entre le sérieux des moyens et la futilité des fins. Nous sommes donc confrontés à une crise de sens devant nos ordinateurs, ou dans nos entrepôts. insignifiance du Travail...terrible prise de conscience. La réappropriation de soi, l'ajout de sens est le devoir de chacun et doit passer par un meilleur équilibre vie au boulot - vie en dehors. A moins d'être capable de voir, dans toute action, même la plus insignifiante, la beauté intrinsèque de tout travail.

6-Abus d'investissement

La volonté de s'accomplir dans son travail peut avoir des effets pervers. Ainsi l'aliénation peut naitre d'une confiance trop naïve dans les puissances bienfaisantes du labeur, conduisant à en espérer davantage qu'il ne peut apporter. En offrant à leurs employés des conditions confortables et la possibilité de progresser rapidement en terme de carrière et de salaire, ils encouragent les individus à tout donner au risque de leur vie privée et de leur santé.
Par exemple moi, ce matin, ma première pensée à été "je vais finir de lire les 70 mails qui me restent dans ma boite et que je n'ai pas eu le temps de faire hier" et j'ai failli rater le sourire de ma fille...
L'aliénation de l'engagement excessif risque de créer tous les symptômes de la déception à la moindre difficulté.

En conclusion, pour terminer sur une note positive, je dirais que tout n'est pas perdu. bien au contraire, nous avons "la main" pour changer les choses. L'avènement du temps libre, de la culture, des loisirs, de la vie privée compose un nouvel espace qui n'appartient qu'à nous et qui doit nous permettre de contrebalancer les effets pervers d'un système ou n'avons pas toujours droit de changement. De même l'évolution par l'éducation tout au long de la vie professionnelle, l'engagement à éviter de s'aliéner dans des loisirs débilitants sont également d'autres terrain de lutte. Trouver cet équilibre n'est pas une question d'agenda, mais la condition fondamentale d'une vie réussie.

dimanche 25 avril 2010

Les 10 qualités du bon chef de projet (Oubliez la cape rouge et le slip par dessus les collants)


Dans nos entreprises l'engouement autour de la gestion de projet n'est pas passée de mode. Bien au contraire, elle se développe et tend à supplanter la manière opérationnelle classique, de travailler. Si c'est une belle reconnaissance pour la méthode projet, c'est malheureusement aussi l'occasion de voir collés à la tête de projets importants des gens qui n'ont rien des qualités du chef de projet.
Et je ne parle pas seulement du manque de connaissance ou de maîtrise des outils et de la philosophie du management de projet, mais tout simplement des qualités que l'on est en droit d'attendre d'un chef de projet.

Quelles sont ces qualités ? Qu'est ce qui fait un bon chef de projet ?

1-La Responsabilité.

Who cares ? YOU care ! Le chef de projet est celui qui, plus que tout autre, croit en son projet, en sa valeur, son bien fondé, son intérêt pour l'entreprise.
S'il ne devait en rester qu'un ce serait lui, le chef de projet.
Cet engagement, cette attention aux choses est la marque primordiale des grands chefs de projet.

2-Initiateur de mouvement.

On arrive à rien tout seul. Plus qu'une maxime en l'air, cette phrase fait partie intégrante de l'identité du bon chef de projet. Il est protecteur de l'équipe, son équipe.
Le succès de chacun des membres du projet et son succès.
La réalisation des besoins des parties prenantes du projet son ses réalisations. Le chef de projet doit être comme une vague qui entraîne une partie de l'entreprise vers un but commun.

3-Humilité.

Il ne fait pas seul. Il a l'humilité de ceux qui sont conscient de l'impact de son engagement. Le résultat du projet est impermanent. Les choses changent (et même de plus en plus vite n'est-ce pas?) Le chef de projet est humble face à sa réalisation.
Enfin, de part l'essence même d'un projet, qui a un début, un milieu et une fin, il est amené à faire de l'humilité un composant essentiel de sa programmation personnelle.
Ceci peut s'étendre d'ailleurs à tous les grands managers, ou grands chefs d'entreprise. Ceux chez qui la réussite s'allie à l'humilité sont les plus grands. Ils ont conscience qu'une multitude de causes sont à l'origine de leurs succès et qu'il ne peuvent pas ne le devoir qu'à eux-même.

4-Confiance en soi.

C'est le corollaire obligatoire du point précédent. Initier un mouvement et le faire vivre demande cette confiance en soi. Rien d'exceptionnel, c'est là aussi une prise de conscience. Nous sommes tous capables de grandes choses, seulement ceux qui réalisent de grandes choses ont, eux, compris qu'ils le pouvaient. Ils ont essayé. Ils y sont arrivés.
Savoir conclure un projet et aller rendre des comptes demande aussi confiance en soi. Confiance en soi qui vient aussi de la confiance que les autres vous donnent parce que vous leur inspirez confiance en vous. L'œuf et la poule.

5-Exemplarité.

Rigoureux. Intègre. (Merci le dico des synonymes) Intransigeant avec soi-même et compréhensif avec les autres, voilà des caractéristiques du bon chef de projet. Moi je vois souvent des gens qui g*** après les autres alors que eux mêmes sont les pires des boulets. Ce qui me fait dire que malgré la multiplication des projets dans les entreprises, rares sont les entreprises qui possèdent de véritables chefs de projet.

6-Lucidité.

Le bon chef de projet sait rester concentré sur les activités réellement importantes. Il ne se perd pas dans les détails et sait emmener tout son monde à considérer l'objectif et les moyens de l'atteindre comme le seul objet d'attention valable. Fini les guéguérres et les rivalités d'ego. Tous ensemble dans la même direction. Voilà ce que sait faire le bon chef de projet.

7-Reconnaissance.

La beauté de ce métier c'est qu'il change tout le temps. Les sujets sont innombrables et les collègues sans cesse renouvelés. Par rapport à ceux qui font de la compta pendant 40 ans (y a-t-il des comptables dans l'audience de ce blog ?!) je trouve que les problématiques, les challenges sont sans cesse renouvelés. Lorsque le changement est choisi et non subi, alors on exerce le plus beau des métiers. Pour cela le bon chef de projet doit être reconnaissant. A qui ? A quoi ? Je n'en sais rien. mais cette reconnaissance est un fondamental de son être professionnel.

8-Curiosité.

Nouveaux sujets, nouvelles techniques. Le chef de projet est sans cesse remis en question par l'environnement professionnel. Le bon chef de projet est celui qui n'attend pas d'être challengé par les circonstances, ou pire, par des difficultés pour évoluer, se former et se perfectionner.
Il a la capacité d'apprendre. D'ailleurs le Project Management Institute ne s'y est pas trompé : il demande à chacun de ses membres ayant obtenu la certification PMP de montrer qu'ils continuent de se former en validant des PDU (Professional Development Units). Sans l'obtention du nombre nécessaire de PDU on perd sa certif'

9- Travailleur.

Le chef de projet est-il forcément celui qui allume la lumière le matin et l'éteint le soir en partant ? non pas forcément. Mais c'est quelqu'un d'extrêmement focalisé sur ses tâches. Qui les fait avec sérieux et rigueur. Comme si sa vie en dépendait (puisque la vie professionnelle de son équipe en dépend.)
Il est néanmoins conscient de l'importance de l'équilibre entre travail et vie privée. S'il ne se l'applique pas à lui-même, comment pourrait-il l'appliquer aux autres ? Or il se doit d'être le protecteur de son équipe.

10-Souriant.

Vous vous ne vous attendiez pas à ce que je finisse avec cette qualité là n'est-ce pas ? Et bien c'est pourtant la plus importante. Le sourire est la marque que les choses vont bien. De la conscience de la chance et de la juste place de son travail. Un chef de projet souriant c'est une équipe qui sourit, c'est un projet qui a toutes les chances de se réaliser, c'est la juste place de son travail dans sa vie. Si vous êtes membres d'une équipe projet regardez votre chef de projet. Sourit-il ? Si vous êtes chef de projet souriez !

Il existe trois types de chef de projet. Le Roi, celui qui donne ses ordres du haut de son trône et qui dispose d'une armée de vassaux pour les exécuter. Le Berger, qui mène son équipe à la réalisation du projet avec attention et professionnalisme. Enfin le Passeur, qui met tout le monde sur son bateau pour atteindre l'autre rive, et qui l'atteint en même temps que son équipe; tout projet l'ayant lui même fait évoluer.

Quel chef de projet êtes-vous ?
Update 2014 : je viens de lancer ma chaîne YouTube, j'y donne des conseils aux managers et chefs de projet.
Venez jeter un oeil !




dimanche 7 mars 2010

Ca m'eneeeeerve ! (post anti mail envoyé depuis son smartphone)

"Ce mail est transmis depuis un téléphone mobile. Aussi il peut comporter des erreurs d'orthographe"

"Ce mail a été écrit à la va-vite, lors d'une réunion où je m'ennuie ou entre 2 portes, voire aux toilettes, désolé mais c'est comme ça"

"Je n'ai rien à foutre de la manière dont je m'adresse à vous, démerdez-vous pour déchiffrer la daube que je vous envois"
Petit quizz : laquelle de ces 3 affirmations est la nouvelle signature des utilisateurs de smartphone ? La première évidemment. Mais ils auraient tout aussi bien pu jouer l'honnêteté jusqu'au bout et mettre l'une des deux autres.

Je suis en colère contre ces mails qu'envoient (crachent?) allégrement les managers depuis leur doudou digital. Hormis se donner une bonne conscience ils n'ont strictement aucun intérêt pour celui qui les reçoit.

Entre les "OK", "pi" et autres "on veRa..." les managers abreuvent leurs équipes de mails inutiles.

Quel intérêt pour le Manager ?

Image. les BB* sont la marque des cadres dirigeants (quoique les BB sont en train d'arriver chez les premiers niveaux de management, sans parler des cadres qui n'encadrent personne, mais qui ont un BB perso pour se la jouer...). Posséder un BB c'est montrer son pouvoir et sa position dans l'entreprise.

Savoir. Le BB permet au manager d'être au courant en temps réel de ce qui se passe. Enfin, de ce qui se passe...de ce que les mails reçus lui donnent comme image de la réalité...

Bonne conscience. Combien de mails reçoit un manager dans une journée ? 20 ? 50 ? 100 ? plus ? L'impression de devoir répondre à tous et la possibilité de le faire font que, justement, les managers répondent à quasiment tous les mails. Est-ce nécessaire ? Utile ? Un manager n'est pas payé pour vider sa boite mail, n'est-ce pas ? Fausse impression de travailler...

Nous sommes aujourd'hui rentré dans un ère de performance, d'ultra-réactivité, de quantité. En délaissant la réflexion, la qualité, la compréhension et la décision juste.
Les managers sont soumis aux mauvais exemples de leurs propres patrons, mais ils se sont aussi laissé aller à la facilité. Il est toujours plus facile de répondre à un mail dans une réunion qui nous ennuie plutôt que de monter la réunion qu'il faut ou de faire un retour construit et argumenté à celui qui pose la question, n'est-ce pas ?

Managers, Managés, refusez la facilité et optez pour la qualité ! N'écrivez un mail que s'il est nécessaire et porteur d'une réelle plus value pour le destinataire de ce mail. Évitez de mettre en copie la terre entière. Faites attention à la manière dont vous écrivez (les dicos Boss-Français n'existent pas...vos équipes ne lisent pas encore dans vos pensées non plus)

Bref, faites votre métier de managers, pas celui de "répondeur" de mail professionnel !

An vou remErcian :-)

*Vous aurez tous reconnu une célèbre marque de smartphone sans aucun lien avec l'actrice française défenseuse des bébés phoque.

dimanche 21 février 2010

Comment réussir un Workshop (et pourquoi c'est difficile)

J'ai participé à mon premier workshop cette semaine. Me voilà dépucelé de cette chose là.

Mais au fait, un workshop, c'est quoi ?

Un workshop c'est globalement
un séminaire d'enseignement ou une série de réunions mettant l'accent sur l'interaction et l'échange d'informations entre un nombre habituellement limité de participants.
(Merci le web)
Bref, pour moi un workshop c'est effectivement une réunion entre plusieurs représentants d'un savoir faire de l'entreprise, qui se réunissent pour échanger sur leur savoir faire, dans le but de partager et faire évoluer ce savoir faire.
Un exemple concret : vous réunissez l'ensemble des personnes qui font du web dans chacune des filiales d'une entreprise pour trouver un processus commun d'intégration des données web dans le nouveau CRM qui va se déployer dans l'entreprise.
Un Workshop c'est comme une bonne mayonnaise : difficile à réussir
Dans un workshop se retrouvent donc une variété de philosophies, de vocabulaires et d'expertises, en la personne des présents.
Dans un workshop on a généralement 2 objectifs divergents :
  • Certains vont vouloir rester sur leurs positions, garder leur manière de travailler.
  • D'autres ont pour but de faire évoluer les systêmes en présence vers un système commun (où l'on imagine très bien que certains vont perdre et d'autres gagner)
Ca va, tout le monde suit ?
Bon, donc, on est bien à la rencontre de 2 expertises :
  • Celle du Business, l'expérience du terrain
  • Celle de l'IT, la nouveauté, la tentative d'évolution vers un système commun (vous noterez que je ne discute pas ici l'opportunité d'évolution, ce n'est pas le propos)
Les secrets d'une mayo réussie
Préparer. Un workshop, comme toute réunion finalement demande de la préparation en amont. Savoir qui doit participer, quels sont les résultats attendus. Pourquoi on fait un workshop et comment on va le mener.
Identifier le scope. Chaque workshop a un but précis et défini. Ce qui signifie que vous ne devez pas perdre de temps à traiter les points qui ne font pas partie du scope. Quelque soit l'influence de la personne qui se met à parler d'un sujet hors scope. C'est plus difficile que ça en à l'air, essayez de dire à un responsable de filiale que le point qu'il aborde est totalement hors sujet...
Chercher le consensus. Vous allez devoir gérer les attentes, craintes, frustrations de tout un tas de gens, par rapport à tout un tas de choses dont vous n'êtes pas responsables. Sachez-le, soyez-y préparés. Et gérez le du mieux possible. Néanmoins sachez que vous ne pourrez satisfaire tout le monde. Faire plaisir à tout le monde est le meilleur moyen de ne contenter personne.
Ne pas chercher à tout régler. Malgré toute votre préparation pour ce workshop, qand vous réunissez 5 ou 10 personnes, expertes dans leur domaines, vous allez forcément découvrir des choses. Choses qui poseront problèmes et qui ne cadreront pas avec vos objectifs. Même si le groupe résoudra 80% de ces problèmes (et si on faisait comme ça ? comme ci ? etc...) Il peut-être sage de se dire qu'on laisse de côté certains sujets pour les traiter plus tard. Attention, en aucun cas il s'agit de mettre la poussière sous le tapis, mais juste de laisser décanter les choses et de prendre du recul pour trouver une solution.
Y aller progressivement. En général les workshop durent un jour. C'est long et ultra-court. Allez-y progressivement, n'essayez pas de tout régler en un jour. Si le projet est important multipliez les workshops. Bémol : dur de faire venir les experts à 15 workshop.... 2, voire 3 jours sont généralement admis. Un 1er jour où les experts exposent leur manière de travailler (évidemment vous aurez pris soin de travailler en amont avec chaque expert séparement pour présenter autant que possible de présenter une version synthèse des différentes manières de travailler). Un 2e jour où vous présentez la nouvelle manière de travailler dans le nouveau système que vous implémentez. Et éventuellement un 3e jour pour résoudre tous les sujets restants et non résolus.
Être diplomate. Je crois que celle là est assez évidente.
Être enthousiaste. Important. Pour prendre mon exemple personnel, sur toute la journée, j'avais intérêt à seulement 20% des échanges. Et pourtant j'étais là pour la journée. Si la personne qui anime le workshop n'est pas enthousiaste, vous pouvez vous évanouir d'ennui...
Enfin, être humble. La boite a tourné des années sans la solution que vous allez implémenter. Ce n'est ni une solution miracle, ni une solution définitive (elle sera à son tour remplacée un jour ou l'autre). Garder ça en tête aide à relativiser et à garder ses oreilles ouvertes aux participants.
Et vous ? Vos expériences de workshop ?

Update 2014 : je viens de lancer ma chaîne YouTube, j'y donne des conseils aux managers et chefs de projet.
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dimanche 24 janvier 2010

Les 100 règles d'or du Management (gratuit, pour toi public!)


Un des livres qui m'a inspiré et donné envie de faire ce blog c'est "Les 100 règles d'or du Management" (pour faire chauffer la CB c'est par ici) de Richard Templar (pratiquez votre english ici).

Simples, compréhensibles, parfois drôles, toujours de bon sens, elles font prendre conscience qu'être Manager est un métier à part entière. Difficile, rigoureux mais passionnant.

Voici les 100 règles, brutes de décoffrage. Puissent-elles vous aider dans votre quotidien (de manager ou de managé) et vous donner envie d'aller voir d'un peu plus près ce qu'écrit monsieur Templar.

1 Faites en sorte que vos collaborateurs s'impliquent au niveau émotionnel
2 Sachez ce qu'est une équipe et comment elle fonctionne
3 Fixez des objectifs réalistes...et vraiment réalistes !
4 Tenez des réunions utiles...et vraiment utiles !
5 Faites en sorte qu'on s'amuse aux réunions
6 Rendez votre équipe meilleure que vous
7 Fixez vos limites
8 Soyez prêts à élaguer
9 Déléguez autant que vous le pouvez, osez !
10 Laissez-les commettre des erreurs
11 Acceptez leur limites
12 Encouragez vos collaborateurs
13 Faites preuve d'excellence quand vous recrutez vos collaborateurs
14 Sachez encaisser les coups
15 Félicitez votre équipe lorsqu'elle le mérite
16 Procurez les meilleures ressources à votre équipe
17 Récompensez
18 Gardez une trace de tout ce que vous faites et dites
19 Repérez les frictions
20 Créez une bonne ambiance
21 Insufflez loyauté et esprit d'équipe
22 Battez-vous pour votre équipe
23 Faites confiance à votre personnel et montrez-le
24 Respectez les différences individuelles
25 Écoutez les idées des autres
26 Adaptez votre style à chacun des membres de votre équipe
27 Laissez les penser qu'ils en savent plus que vous (même si ce n'est pas le cas)
28 Ne vous croyez pas obligé d'avoir toujours le dernier mot
29 Comprenez le rôle des autres
30 Assurez vous que vos collaborateurs savent exactement ce qu'on attend d'eux
31 Utilisez les techniques de motivation par le renforcement positif
32 N'essayez pas de justifier les systèmes stupides
33 Soyez prêt à dire oui
34 Apprenez à vos collaborateurs à vous apporter des solutions et pas des problèmes
35 Il faut que le travail soit fait, travaillez dur
36 Montrez l'exemple, établissez des normes
37 Amusez-vous
38 Ne vous faites pas de souci
39 Sachez ce que vous êtes censé faire
40 Sachez ce que vous faites vraiment
41 Montrez-vous proactif et non pas réactif
42 Soyez cohérent
43 Fixez-vous des objectifs réalistes...et vraiment réalistes !
44 Ayez une stratégie, mais tenez-là secrète
45 Débarrassez-vous des règles superflues
46 Tirez la leçon de vos erreurs
47 Tenez-vous prêt à désapprendre : à situation nouvelle, solution nouvelle
48 Arrêtez les bêtises, établissez des priorités
49 Cultivez les relations qui comptent
50 Sachez quand fermer votre porte du pied
51 Occupez votre temps de manière productive et rentable
52 Prévoyez un plan B et un plan C
53 Profitez de la chance : ayez de la veine, mais ne l'admettez pas
54 Sachez repérer les signes de stress
55 Gérez votre santé
56 Préparez-vous aux joies et aux peines
57 Affrontez le futur
58 Levez la tête, ne baissez pas le front
59 Apprenez à voir l'arbre et la foret
60 Sachez quand laisser tomber
61 Montrez-vous ferme, même si cela implique parfois de se tromper
62 Adoptez un style de management minimaliste
63 Imaginez votre plaque commémorative
64 Ayez des principes et soyez-y fidèle
65 Suivez votre intuition et votre instinct
66 Montrez-vous créatif
67 Ne stagnez pas
68 Soyez flexible et prêts à bouger
69 Souvenez-vous du but de l'exercice
70 Souvenez-vous que personne n'est obligé de venir travailler
71 Rentrez chez vous
72 Continuez d'apprendre, en particulier de la concurrence
73 Faite preuve de passion et d'audace
74 Prévoyez le pire mais espérez le meilleur
75 Montrez à votre société que vous êtes de son côté
76 Ne critiquez pas votre patron
77 Ne critiquez pas votre équipe
78 Acceptez que votre patron vous demande de faire des choses qui ne marcheront pas
79 Acceptez que parfois les patrons puissent avoir aussi peur que vous
80 Évitez la pensée carcan
81 Agissez et pensez comme si vous étiez un d'eux
82 Montrez que vous comprenez le point de vue des subalternes et des chefs
83 Ne revenez pas sur vos positions : tenez bon
84 Ne faites pas de politique politicienne
85 Ne dites pas de mal des autres managers
86 Partagez ce que vous savez
87 N'intimidez pas les autres
88 Tenez-vous à l'écart des guerres de services
89 Montrez que vous voous battrez à mort pour votre équipe
90 Cherchez à être respecté plutôt qu'aimé
91 Faites bien une ou deux choses et laissez le reste aux autres
92 Cherchez un retour d'information sur ce que vous faites
93 Entretenez de bonnes relations et cultivez les amitiés
94 Respectez vos clients et inspirez leur du respect
95 Faites-en plus pour vos clients
96 Ayez conscience de vos responsabilités et soyez fidèle à vos principes
97 Soyez toujours droit et dites la vérité
98 Ne rognez pas sur les coups : vous le regretterez
99 Commandez et prenez la responsabilité des choses
100 Soyez l'ambassadeur de votre entreprise

Moi j'aime bien la 34, la 37 et la 70. Et vous ? (Vous m'avez débusqué je cherche en réalité les futurs bons numéros du loto!)

Update : je viens de lancer ma chaîne YouTube, j'y donne des conseils aux managers et chefs de projet.
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