Comment réussir un Workshop (et pourquoi c'est difficile)

J'ai participé à mon premier workshop cette semaine. Me voilà dépucelé de cette chose là.

Mais au fait, un workshop, c'est quoi ?

Un workshop c'est globalement

un séminaire d'enseignement ou une série de réunions mettant l'accent sur l'interaction et l'échange d'informations entre un nombre habituellement limité de participants.

(Merci le web)

Bref, pour moi un workshop c'est effectivement une réunion entre plusieurs représentants d'un savoir faire de l'entreprise, qui se réunissent pour échanger sur leur savoir faire, dans le but de partager et faire évoluer ce savoir faire.

Un exemple concret : vous réunissez l'ensemble des personnes qui font du web dans chacune des filiales d'une entreprise pour trouver un processus commun d'intégration des données web dans le nouveau CRM qui va se déployer dans l'entreprise.

Un Workshop c'est comme une bonne mayonnaise : difficile à réussir

Dans un workshop se retrouvent donc une variété de philosophies, de vocabulaires et d'expertises, en la personne des présents.

Dans un workshop on a généralement 2 objectifs divergents :

• Certains vont vouloir rester sur leurs positions, garder leur manière de travailler.
• D'autres ont pour but de faire évoluer les systêmes en présence vers un système commun (où l'on imagine très bien que certains vont perdre et d'autres gagner)

Ca va, tout le monde suit ?

Bon, donc, on est bien à la rencontre de 2 expertises :

• Celle du Business, l'expérience du terrain
• Celle de l'IT, la nouveauté, la tentative d'évolution vers un système commun (vous noterez que je ne discute pas ici l'opportunité d'évolution, ce n'est pas le propos)

Les secrets d'une mayo réussie

Préparer. Un workshop, comme toute réunion finalement demande de la préparation en amont. Savoir qui doit participer, quels sont les résultats attendus. Pourquoi on fait un workshop et comment on va le mener.

Identifier le scope. Chaque workshop a un but précis et défini. Ce qui signifie que vous ne devez pas perdre de temps à traiter les points qui ne font pas partie du scope. Quelque soit l'influence de la personne qui se met à parler d'un sujet hors scope. C'est plus difficile que ça en à l'air, essayez de dire à un responsable de filiale que le point qu'il aborde est totalement hors sujet...

Chercher le consensus. Vous allez devoir gérer les attentes, craintes, frustrations de tout un tas de gens, par rapport à tout un tas de choses dont vous n'êtes pas responsables. Sachez-le, soyez-y préparés. Et gérez le du mieux possible. Néanmoins sachez que vous ne pourrez satisfaire tout le monde. Faire plaisir à tout le monde est le meilleur moyen de ne contenter personne.

Ne pas chercher à tout régler. Malgré toute votre préparation pour ce workshop, qand vous réunissez 5 ou 10 personnes, expertes dans leur domaines, vous allez forcément découvrir des choses. Choses qui poseront problèmes et qui ne cadreront pas avec vos objectifs. Même si le groupe résoudra 80% de ces problèmes (et si on faisait comme ça ? comme ci ? etc...) Il peut-être sage de se dire qu'on laisse de côté certains sujets pour les traiter plus tard. Attention, en aucun cas il s'agit de mettre la poussière sous le tapis, mais juste de laisser décanter les choses et de prendre du recul pour trouver une solution.

Y aller progressivement. En général les workshop durent un jour. C'est long et ultra-court. Allez-y progressivement, n'essayez pas de tout régler en un jour. Si le projet est important multipliez les workshops. Bémol : dur de faire venir les experts à 15 workshop.... 2, voire 3 jours sont généralement admis. Un 1er jour où les experts exposent leur manière de travailler (évidemment vous aurez pris soin de travailler en amont avec chaque expert séparement pour présenter autant que possible de présenter une version synthèse des différentes manières de travailler). Un 2e jour où vous présentez la nouvelle manière de travailler dans le nouveau système que vous implémentez. Et éventuellement un 3e jour pour résoudre tous les sujets restants et non résolus.

Être diplomate. Je crois que celle là est assez évidente.

Être enthousiaste. Important. Pour prendre mon exemple personnel, sur toute la journée, j'avais intérêt à seulement 20% des échanges. Et pourtant j'étais là pour la journée. Si la personne qui anime le workshop n'est pas enthousiaste, vous pouvez vous évanouir d'ennui...

Enfin, être humble. La boite a tourné des années sans la solution que vous allez implémenter. Ce n'est ni une solution miracle, ni une solution définitive (elle sera à son tour remplacée un jour ou l'autre). Garder ça en tête aide à relativiser et à garder ses oreilles ouvertes aux participants.

Et vous ? Vos expériences de workshop ?

Update 2014 : je viens de lancer ma chaîne YouTube, j'y donne des conseils aux managers et chefs de projet.
Venez jeter un oeil !