vendredi 3 décembre 2010

Comment être plus efficace au boulot (La méhode Getting Things Done – Partie 2 : COMMENT ?)

C’est bien joli tout ça me direz vous (et vous auriez bien raison, ne vous en cachez pas, ceci est un blog bienveillant, ô lecteur tu es mon ami, je suis ton ami) mais alors par où on commence ?

Voici le secret des secrets pour devenir beaucoup, mais alors beaucoup plus efficace au boulot. Warning : comme tous les grands secrets de l’univers, il est super simple et super compliqué à la fois. Super simple dans sa définition et super compliqué dans sa réalisation.

C’est parti (mon kiki comme rajouterait ma fille) voici ce qu’il faut faire pour devenir un super crack au boulot :

a) Balancez à la poubelle tout ce dont vous n’avez pas besoin (vous voyez tout le bazar sur votre bureau ? Oui oui, on parle bien de tout ce fatras)

b) Réalisez toute tâche qui prend moins de 2 minutes

c) Déléguez tout ce qui peut être délégué

d) Définissez dans votre propre système organisationnel les rappels des actions qui doivent prendre plus de 2 minutes

e) Identifiez tous les engagements plus importants (les projets) que vous avez.

Voilà. C’est tout. Répétez ces étapes (jusqu’à la retraite).

Ah si j'oubliais : Une fois les tâches a) à e) effectuées, vous pouvez exclusivement vous concentrer sur la réalisation des tâches qui font plus de 2 minutes !! (évidemment, sinon, beeeeen vous ne faites que vous préparer à faire quelque chose que vous ne faites jamais parce que vous vous préparez à faire cette chose indéfiniment. C'est clair non ?!)

Pour ceux qui ont du mal avec les textes, en voici un processus (ne me remerciez pas, je l’ai piqué sur le net)



Tenir la distance est le plus difficile. Cette méthode demande de vous transformer en un super greffier qui prend note de chaque action entreprise ou à réaliser. C’est le prix à payer pour avoir un esprit clair et reposé. Mind like water.

Ainsi donc, mes chers amis lecteurs, il vous faudra garder une trace et gérer les listes suivantes :

  • Pour vos projets
  • Pour les informations relatives à vos projets
  • Un calendrier qui garde trace de vos actions à réaliser à telle date et des informations dont vous allez avoir besoin à telle et telle date
  • Une « Next Action » list
  • Une « Waiting For » list (je vous avais bien dit que vous alliez devenir une sorte greffier qui garde trace de touuuuuuuut ce que vous faites et de touuuuuuuut ce que vous «doivent» les autres)
  • Une Reference material list (sorte de liste ou vous référencer tou ce squi peut vous ête utile)
  • Someday/maybe list : oui, oui si vous voulez gouté à une douche libre de pensée telle que « tiens j’emmenerais bien mes enfants au zoo, donc faut que je trouve les adresses des zoos de ma région » il va falloir s’y mettre à ces listes
Enfin, si vous voulez en savoir plus sur les étapes concrètes de cette méthodo je vous conseille de lire cette page.

Ceci explique l’importance de garder une trace de ABSOLUMENT TOUT ce que vous avez en tête, comme chose à faire ou que vous voudriez faire, ou que vous avez faite et sur laquelle vous attendez un retour !

Néanmoins la vie reste la vie. On a pas toujours le temps de tout noter, de tout revoir, minute par minute. Pour garder un système en ordre de marche vous instaurerez une «weekly review» de ces différentes listes (Notre bon David Allen va même jusqu’à nous conseiller le vendredi en début d’après midi pour ce faire) afin de faire coller ces listes à votre vie réelle.

Donc, une fois qu’on a toutes ces listes, ben…y’a plus qu’à. Oui mais faire quoi ? Il est mercredi matin, 10H32, j’ai 50 à 100 tâches qui me regardent sur la next action liste, que dois-je faire ?

Et bien, là, pas d’esbroufe, pas de méthode alambiquée : vous devrez faire confiance à votre cœur, votre esprit, vos tripes, vos…(remplir les points de suspension avec des termes plus ou moins châtiés selon votre sensibilité propre), votre intuition pour faire le meilleur choix à chaque moment. Ceci étant dit, sachez que vos décisions seront prises en fonction :

  • Du contexte (si je suis en train d’attendre mon avion à l’aéroport je ne pourrais pas bosser sur ce planning projet mais je peux passer tel ou tel coup de fil à mon presta, que je dois passer depuis une semaine)
  • Du temps dispo (10 minutes avant une réunion, voyons voir dans ma next action list ce que je pourrais bien faire…)
  • De l’énergie qu’il me reste (je ne sais pas vous, mais moi je ne me mets pas à brainstormer pour le prochain comité de direction le vendredi à 17H00…)

Finalement, que dire de cette méthode GTD ?

1- Que c’est déjà ce que nous faisons au quotidien (j’espère que vous n’avez pas attendu de lire cet article pour avoir une to do liste…) mais là on passe quand même au niveau supérieur. On industrialise.

2- On met en place un système qui doit nous permettre de tenir la distance (David Allen mentionne avoir tenu ce système en place pendant plus de 25 ans…Moi ça fait un mois, mais les effets se font très vite sentir)

Dans une économie du stress et de l’anxiété tout ce qui peut nous apporter un soulagement se doit d’être essayé.

Lorsque vous expérimenterez la méthode GTD, les gens autour de vous le remarquerons, car vous effectuerez beaucoup plus de choses, vous n’oublierez plus rien, vous entrainerez votre équipe dans un mouvement vers le haut. Vous générerez de cette manière de la confiance. Les gens autour de vous sauront que vous ne laissez rien passer à travers les mailles du filet. Enfin vous noterez un bien être mental une amélioration de la qualité dans vos relations avec les autres, aussi bien sur le plan professionnel que personnel.

Alors ? Prêt à essayer ? Décrivez-nous dans la partie commentaires quelles sont vos méthodes pour être plus efficaces !