vendredi 14 novembre 2014

3 conseils pour gérer ses emails !

Oh oui envoie moi encore un email !
Andreas tapote frénétiquement son BlackBerry, puis se penche vers moi :
"Tu reçois plus de 2 ou 3 emails par jour toi ?" me demande-t-il dans un sourire fatigué.
Une fois compris qu'il se moquait gentiment de moi je me suis demandé si nous étions condamnés à l'enfer de l'email perpétuel.
Un monde où on aurait à répondre à seulement deux emails par jour est-il possible ?

Et bien oui ! il est possible de maîtriser la bête. Votre boite mail n'est pas votre patron, dîtes non à la fatalité ! Avec un peu de méthode et une pincée de volonté nous pouvons tous nous offrir une vie plus simple.

Voici 3 conseils pour ne pas se laisser envahir par ses emails.

1-Réalisez le pouvoir maléfique d'un email !

A quoi sommes-nous payés ? A atteindre nos objectifs. Pour les atteindre nous avons notre liste de tâches à réaliser. Au lieu de réaliser les tâches qui sont sur cette liste, et de biffer rageusement toute action réalisée, nous passons notre temps à courir derrière une liste interminable que les autres nous imposent. Cette liste de tâches qui ne sont pas les nôtres, c'est notre boite mail ! Arrêtez donc de passer du temps à l'ouvrir (cette boite mail) et concentrez vous sur vos taches à vous!
Coupez le cordon !
En pratique : désactivez les alertes sonores et visuelles.
N'ouvrez pas votre boite email en arrivant le matin (hormis pour scanner si vous avez des mails hyper urgents de votre boss).
60% des tâches interrompues ne sont jamais reprises, aussi faites comme l'alcoolique, évitez les caves à vins; n'ouvrez pas votre boite mail !

2-Groupez le traitement de vos emails

Oui, je sais, vous ne vivez pas dans une grotte, et à un moment ou à un autre il vous faudra bien lire et répondre à vos emails.
OK mais faites le méthodiquement.
Je scanne mes emails tous les jours, pour ne répondre qu'à ceux de mon boss (et encore). Je traite tous les autres d'un seul coup, une à deux fois par semaine seulement.
Je me met off line, et j'envoie la sauce ! je réponds, réponds et réponds encore jusqu'à arriver à zéro email.
Là, pffffiou ! Quel bonheur !
Vient ensuite le sentiment joussif quand on se remet "on line" et qu'on voit partir ses propres emails !
Avantage pour moi : je suis sûr que mes interlocuteurs qui recevront deux ou trois emails de moi en même temps prêteront attention à ce tir groupé.
Mon équipe et mon boss m'ont demandé comment je traitais mes emails. Mes explications (que vous êtes en train de lire) me font passer pour un mec organisé.

3-Voyez les gens que vous devez voir

Je vois chaque membre de mon équipe au moins une heure par semaine. Seul à seul. J'organise aussi une réunion d'équipe de deux heures par semaine. Ceci me permet d'échanger avec eux, d'être mis au courant de l'avancement des projets et des difficultés rencontrées. Résultat : je n'ai pas autant besoin de rester scotché à mon ordi !
Même chose avec mes interlocuteurs principaux. Je vois mon Boss régulièrement, la responsable de l'Informatique une heure tous les quinze jour. Mon interlocutrice au Juridique pareil !
Pour mes projets j'organise des réunions régulières. Je passe du temps à solliciter des feedbacks.

Plus de temps pour bosser sur mes projets, plus de temps en face à face avec mes interlocuteurs qui me voient travailler physiquement, et pas seulement par emails !
Que du bonheur comme dirait Patrick !

Si vous souhaitez entendre ces mêmes conseils dans la langue de Shakespeare, regardez ma vidéo !
Laissez moi un commentaire, cliquez sur le bouton "j'aime", partagez la vidéo (hmmm même par email...) et abonnez-vous !



Aucun commentaire: