L'entretien de fin d'année (Reloaded)

Décembre : la neige, les sapins, l'entretien de fin d'année (comme l'année dernière en fait) . Votre manager sera-t-il votre Père Noel ? vos collaborateurs seront-ils vos Pères Noel ? Qu'est-ce qu'un entretien de fin d'année ? Quelles sont les choses à garder en tête lors de ce moment clé ? Comment l'aborder sans stress ? Doit-on faire l'impasse sur ce moment ?

L'entretien de fin d''année est un moment où le manager va évaluer la performance de ses collaborateurs directs. Mais c'est quoi la performance au fait ?

La performance est le résultat chiffré ou homologué lors d'une épreuve.

Hormis l'analogie assez marrante (ou pas) avec le sport, cette définition nous amène à comprendre que l'entretien de fin d'année est un moment où l'on va évaluer un résultat global. Celui de nos actions au travail en 2009.

Par quoi doit se traduire une évaluation de fin d'année ?
Par 2 choses à mon sens, d'abord une augmentation de salaire (sanctionnant les résultats de l'année) et ensuite une augmentation de l'employabilité (souvent dénigrées, les formations sont pourtant vitales pour bien gérér le futur)

Comment doit s'évaluer la performance du collaborateur ?
Le collaborateur devrait fournir une auto-évaluation de ses réalisations de l'année en lien avec les objectifs fixés en début d'année avec son manager.
Cette auto-évaluation doit porter sur 2 dimensions là aussi : Les réalisations de l'année et la manière dont les réalisations ont été obtenues.

Ce deuxième aspect des choses est souvent occulté (à tort). Tout entreprise est un équilibre subtil entre ses différentes composantes. C'est un organisme vivant, composé des personnes qui se lèvent tous les matins pour la faire avancer. Une personne ne peut réussir seule, ainsi donc il importe de garder à l'esprit que tout résultat doit être obtenu par la collaboration et non l'individualisme. Une personne réalisant 100% de ses objectifs, au mépris et au détriment de ses collaborateurs devrait être moins bien noté qu'un autre collaborateur qui prend en compte son environnement dans la réalisation de ses projets.

L'entretien de fin d'année : un moment objectif, non émotionnel
Gardez à l'esprit (que vous soyez manager ou collaborateur) que ce moment n'est ni un bureau des pleurs ni un concours de beauté. Il faut savoir évacuer le côté émotionnel, et également produire une évaluation objective en sachant faire la part des choses entre ses réussites et ses échecs. Peu de gens s'évaluent correctement (ni trop beau ni trop moche, juste objectif)

Quel est le process à suivre dans l'entretien de fin d'année ?
1-Ce moment ne s'improvise pas, il se prépare. Voici une manière simple et efficace de le réaliser
En tant que collaborateur faites une auto-évaluation objective de vos réalisations de l'année en fonction des objectifs fixés précédemment et de la manière dont vous avez réalisés ces objectifs. (Astuce : toute entreprise possède souvent des "valeurs" comme l'innovation, le courage, etc...si vous arrivez à faire résonner le "comment" avec ses "valeurs" alors vous aurez montré que vous êtes un élément intégré qui s'inscrit parfaitement dans la stratégie de la maison. Quelqu'un qui a tout compris !)

2-Envoyez cette auto-évaluation à votre manager au moins 48 heures avant l'entretien.
Le manager doit relire cette autoévaluation et la confronter à son propre savoir sur son collaborateur, qu'il aura construit tout au long de l'année lors des points individuels managériaux hebdomadaires ou mensuels.

3-L'entretien en lui-même doit être un dialogue ouvert et constructif. Il doit prendre place dans le bureau du manager ou dans un endroit neutre comme une salle de réunion de l'entreprise, mais pas au restaurant, ou dans un bar en prenant un pot. C'est un moment de travail, le manager doit montrer l'attention qu'il porte à ce moment privilégié entre lui et ses collaborateurs en le faisant dans un endroit approprié.

4-La formalisation de l'appréciation est une étape qui doit conclure l'entretien de fin d'année. Mais attention : pas juste à la fin de l'heure passée avec le collaborateur. Non, ceci ne doit pas être fait à l'issue directe de l'entretien, mais plutôt quelques jours après.
Pourquoi ? Tout simplement parce qu'après tout entretien, le manager devrait avoir une discussion avec les DRH de l'entreprise pour garantir l'équité d'évaluation entre tous les membres de l'équipe. Certains savent mieux se vendre que d'autres, or ce sont les réalisations et la manière dont ils ont été obtenus qu'il faut juger, et non la capacité à s'autopromouvoir de ses collaborateurs. Avouons-le chers managers, nous ne sommes que des humains, et de ce fait, des êtres (hautement?) influençables.

5-Enfin la dernière étape de l'entretien de fin d'année est la communication de l'appréciation globale de la performance au collaborateur ainsi que le montant de son augmentation individuelle. De manière individuelle, posée, objective. Quelques jours, voire quelques semaines après l'entretien de fin d'année.

En conclusion l'entretien de fin d'année est (ou devrait être) un moment d'échange privilégié entre manager et managé.
Il doit porter sur le QUOI (responsabilités principales, objectifs réalisés) et le COMMENT (manière d'être au boulot, vie dans la communauté de l'entreprise)
Il doit être un relais entre le passé (ses réalisations) et le futur (une ouverture sur les objectifs de 2010 et les besoins de formation du collaborateur)

Bref, un moment où on sort la tête de l'eau :)
Managers ou managés, bon courage à tous !