mardi 21 avril 2009

3 conseils pour bien gérer ses e-mails (j'ai testé pour vous !)

Je viens de finir un super bouquin (pour changer du précédent qui ne m'avait pas trop plu : voir ici)
Je vais en faire un résumé très bientot, il s'agit de "La semaine de 4 heures" de Tim Ferris.
Comme le titre l'indique l'auteur nous explique comment tendre vers une semaine de 4 heures de boulot (en étant payé pareil voire plus!)

Une partie du bouquin s'attache à la gestion du temps, notamment au temps dédié aux e-mails (activité chronophage s'il en est, n'est-ce pas ?!)

Voici les 3 principaux conseils pour gagner du temps et être plus efficace en traitant vos e-mails :

1-Ne pas démarrer sa journée par la lecture de sa boite mail ! J'arrive au boulot, je checke mes mails, je souffle devant le nombre de mails non lus (mes collègues ne dorment pas la nuit je pense) et je commence à lire, puis répondre, puis en lire un autre auquel je répond et auquel j'obtiens une réponse dans la foulée, donc je répond à nouveau etc...Je regarde ma montre : il est 10H00 passée et je n'ai toujours pas démarré ma journée !
Maintenant j'arrive au boulot et je démarre par les tâches qui sont dans MA to do liste. Ce qui m'amène au point n°2

2-Grouper le traitement de ses e-mails. Vous avez Outlook et la petite icone qui s'inscrit en bas à droite de votre PC quand vous recevez un email ? Vous ne pouvez pas vous empêcher de lire les 1ers mots de cette alerte pas vrai ? Ce qui fait que vous êtes constamment interrompu dans vos tâches de fond pas vrai ?
J'ai suivi les conseils de Tim Ferris et désactivé la réception continue de mes mails ainsi que l'alerte (Pour vous libérer cliquez sur Fichier>Travailler en mode Hors connexion.)
Ce qui nous amène au point n°3.

3-Ne checker vos mails que 2 fois par jour maximum (une fois est mieux!). Si vous ne regardez vos mails qu'à 11H00 et 16H00 et les traitez dans la foulée, vous gagnez du temps, parce que vous n'êtes pas interrompus.

  • Le cerveau ne peut pas traiter plusieurs choses à la fois et à besoin d'un "temps de chauffe" pour passer d'une activité à une autre.
  • 40% des activités qui sont interrompues (un e-mail, un coup de téléphone, etc...) ne sont jamais terminées !
  • Votre boite mail est la to-do liste de quelqu'un d'autre. Réalisez les tâches qui sont dans votre propre to do liste !
  • Envoyer 1 mail fait qu'on en reçoit 1,75 en moyenne...Donc plus vous envoyez de mails et plus vous en recevez...
J'ai mis en pratique ce conseil depuis 1 semaine, le plus dur est de s'y tenir, mais ça marche je gagne vraiment du temps : essayez vous aussi et laissez vos impressions dans la partie commentaires ci-dessous!

Je vous conseille de regarder cette vidéo de Tim Ferris qui explique à Loic Le Meur ces règles d'hygiène mailesques : c'est ici.

5 commentaires:

Michael Tartar a dit…

Il y a pas mal d'années que j'applique ces conseils, et pourtant ma boîte email ne désemplie pas ! Le blackberry m'a permis de gagner en réactivité en situation de mobilité : je profite des temps de transport, ou d'attente entre deux rendez-vous, pour vérifier si un email tombé alors que j'étais indisponible, ne nécessite pas une réponse urgente.

Un conseil essentiel : rédiger attentivement l'objet de vos emails et faîtes en sorte de n'aborder qu'un seul sujet par email. Cela en facilite le classement.

Monsieur J a dit…

Bonjour Michael et bienvenue sur ce blog.
Pour répondre à ton commentaire je dirais que le but de ces quelques conseils n'est pas de désemplir la boite mail mais plutôt de passer moins de temps à traiter ces mails.

En effet le fait de lire ses mails une fois par jour ne fait pas baisser drastiquement le nombre d'emails envoyés par tes collègues.

Quoique on puisse quand même penser que en "batchant" me traitement de tes emails tu évites l'effet "MSN" et donc tu reçois quand même moins de mails. Mais ce n'est pas flagrant à mon avis.

Quant à l'utilisation bu Blackberry (ou CrackBerry comme le surnomment certains pour son côté addictif) si il permet effectivement de rentabiliser ses temps morts en traitant des emails, je ne suis pas sûr de son efficacité. Tous les emails que je reçois de Blackberrys sont plus des mails laconiques du genre "OK pour moi" que des mails qui font avancer les projets. Et sont donc plus une contrainte qu'une aide.

Enfin je suis totalement OK avec toi sur l'objet du mail. Les miens sont toujours en 2 partie, une 1e partie relative au projet et une 2e plus spécifique à l'action traitée.

Michael Tartar a dit…

En complément de mon premier commentaire, j'avais publié en août 2000 un article sur le sujet qui reste d'actualité : http://www.iae-paris.org/gene/main.php?club=EREVUE&base_ref=bonusageemail.htm

Laurent 92 a dit…

Qui a testé la délégation de la lecture de ses Emails par un ou une assistant???
Et avec quels résulats?
J'envisage de tester cette solution avec pour objectif d'évacuer les mails "tout venant" et de traiter mes Emails restants le matin avant de démarrer ma journée (micro pro à domicile).
Bonnes fêtes de fin d'années et surtout bonnes résolutions 2010...

Monsieur a dit…

Bonjour Laurent et merci pour ton commentaire. Une question me turlupine : si tu délègues la lecture de tes emails à ton assistant, tu devras quand même t'assurer qu'il n'a pas éliminé d'emails importants pour toi non ? Et puis avant ça tu devras le former, lui dire ce qui est important et ce qui ne l'est pas...Je suis curieux de savoir si ça va marcher, n'hésite pas à revenir en 2010 nous tenir au courant ! Je te souhaite une très bonne année 2010, pleines de bonnes résolutions (tenues :-)